Co to jest trwała wartość?
Mówi się, że coś ma trwałą wartość, gdy ma znaczenie historyczne lub inną formę wartości, która ma trwać długo w przyszłości. Chociaż wiele dokumentów artystycznych ma trwałą wartość, w tym manifesty artystów i dzieła literackie, termin ten jest również często używany w przypadku dokumentów prawnych i biznesowych. Przyczyny przechowywania dokumentu są różne, ale zazwyczaj dotyczą dokumentu zawierającego informacje, które są nowe, rewolucyjne lub powinny być przydatne w przyszłości. Średnio dokumenty o trwałej wartości stanowią mniej niż 5 procent wszystkich wykonanych dokumentów. Organizacje odpowiedzialne za dokumenty zwykle nie określają, które dokumenty są cenne; zwykle pozostaje to w gestii archiwistów.
Można powiedzieć, że wiele rodzajów dokumentów ma trwałą wartość. Chociaż termin ten może być stosowany w odniesieniu do dzieł literackich i rysunków, jest częściej stosowany w przypadku dokumentów biznesowych i prawnych. Dokumenty te są rzadko wybierane ze względu na ich wartość zaraz po ich sporządzeniu; archiwiści zwykle czekają kilka lat, aby zobaczyć, jak trwałe są ich skutki, aby ustalić, czy dokumenty te mają prawdziwą wartość archiwalną.
Zwykłe dokumenty nie są uważane za mające trwałą wartość; tylko nadzwyczajne dokumenty są trwale archiwizowane do późniejszego wykorzystania i badań. Dzieje się tak z wielu powodów, ale zwykle dzieje się tak, ponieważ dokumenty zawierają informacje, które są niezbędne lub rewolucyjne. Na przykład dokumenty prawne, które wyszczególniają orzeczenie sądu, które radykalnie zmieniły sposób, w jaki inne sądy postrzegają tę kwestię, zostałyby uznane za mające trwałą wartość; dokumenty prawne dotyczące wspólnej sprawy sądowej nie byłyby uważane za mające trwałą wartość.
Uważa się, że bardzo niewiele dokumentów ma trwałą wartość, ponieważ większość dokumentów opisuje typowe zdarzenia, które - choć przydatne dla firmy lub biura tworzącego dokumenty - nie są przydatne dla całego świata. Uważa się, że średnio mniej niż 5 procent wszystkich utworzonych dokumentów ma wartość archiwalną. Inne dokumenty mogą być archiwizowane przez firmę przez kilka lat, ale zwykle są niszczone, gdy nie są już używane. Nawet jeśli zakład przechowuje dokumenty na stałe w archiwum, uważa się, że mają one stałą wartość tylko wtedy, gdy zakład archiwizujący wyrazi zgodę na ich wartość.
Chociaż instytucja odpowiedzialna za dokument może być w stanie wybrać go ze względu na trwałą wartość, jest to rzadkie. Archiwiści są zwykle odpowiedzialni za znalezienie i ustalenie, które dokumenty są przydatne na przyszłość. Zespół archiwistów zazwyczaj podejmuje tę decyzję po zapoznaniu się z informacjami w dokumencie, jego trwałym skutkiem i tym, czy dokument jako pierwszy szczegółowo opisuje cenne informacje. Niektóre dokumenty, które nie są pierwszymi, które zgłaszają cenne informacje, są archiwizowane, ale zwykle nie są uważane za wartościowe.