Co to jest wyjątek?

Liczenie wyjątków jest procesem często stosowanym jako część fizycznej kontroli zapasów. Strategia ta polega na sprawdzeniu liczby jednostek każdego towaru przewożonego w zapasach magazynowych za pomocą fizycznej liczby, z uwzględnieniem różnic lub wyjątków, które ujawnia fizyczna liczba w porównaniu z liczbą zapasów, która jest obecnie odzwierciedlona w ewidencji zapasów. Licznika wyjątków można użyć do uzgodnienia zapasów fizycznych i księgowych, a także pomóc zminimalizować możliwość zamówienia większej ilości konkretnego przedmiotu, który jest konieczny.

Przeprowadzenie liczenia wyjątków wymaga fizycznego spisania liczby jednostek każdego utrzymywanego przedmiotu. W celu przeprowadzenia liczenia, osoba lub zespół osób wykorzysta wydrukowaną kopię aktualnego stanu zapasów, w tym liczbę jednostek, które powinny być dostępne w magazynie na określony dzień. Ponieważ przedmioty magazynowe zwykle mają przypisane określone miejsce do przechowywania w magazynie, ktoś pójdzie do tego wyznaczonego miejsca i fizycznie policzy liczbę dostępnych jednostek. Jeśli liczba fizyczna odpowiada liczbie odzwierciedlonej w spisie książek, nie ma wyjątku. Jeśli te dwie liczby się nie zgadzają, powoduje to oznaczenie elementu jako wyjątku.

Okresowe przeprowadzanie liczenia wyjątków jest ważne z kilku powodów. Pogodzenie tego, co jest widoczne w ewidencji inwentarza z tym, co jest rzeczywiście pod ręką, pomaga wyeliminować możliwość wyczerpania się niezbędnych części lub materiałów potrzebnych do utrzymania operacji. Jeśli liczba wyjątków wykaże, że dostępnych jest więcej jednostek niż znajduje się w ekwipunku księgi, daje to szansę na odpowiednie dostosowanie ksiąg i zrewidowanie instrukcji zamawiania dla tego konkretnego przedmiotu, co pomaga zapobiegać zawyżeniu zapasów, co z kolei powoduje wyższe zobowiązanie podatkowe.

Częstotliwość związana z przeprowadzaniem liczby wyjątków będzie się różnić w zależności od wielkości i charakteru działalności biznesowej. Mała firma, która ma tendencję do działania z minimalną ilością zapasów, może uznać, że wystarczające jest przeprowadzanie zliczania raz lub dwa razy w roku. W przypadku dużych operacji, w których obserwuje się stały obrót surowcami i komponentami maszyn, nierzadko zdarza się, aby liczba wyjątków była przeprowadzana co najmniej raz na kwartał. Tak długo, jak liczenie występuje wystarczająco często, aby firma nie miała problemów z zawyżonymi zapasami lub ograniczeniem operacji, ponieważ ważne materiały lub części nie były dostępne, gdy uważano, że są w zapasach, częstotliwość można uznać za odpowiednią.