Co to jest raport wyjątku?
Raport wyjątku jest rodzajem raportu podsumowującego, który identyfikuje wszelkie zdarzenia, które są poza zakresem tego, co uważa się za normalny zakres. Raporty tego rodzaju są wykorzystywane w wielu ustawieniach, w tym w procesie uzgadniania zapasów, dochodzeniu w ramach zarządzania projektem, a nawet ocenach pracowników. Celem raportu jest identyfikacja wszelkich czynników, które nie są uważane za mieszczące się w akceptowalnych parametrach, umożliwiając podjęcie działań, które pomogą zminimalizować lub wyeliminować wyjątki i zwiększyć ogólną wydajność.
W związku z uzgadnianiem wykazów, raport wyjątków jest często niezbędny do zidentyfikowania różnic między wykazem fizycznym a wykazem przedstawionym w bazach danych wykazów. Z czasem błędy mogą wkraść się do prawie każdego rodzaju zapasów, co powoduje konieczność dostosowania, które odzwierciedlają rzeczywistą ilość dostępnych towarów. Takie postępowanie nie tylko ułatwia dostosowanie zamawiania nowych produktów, aby mieć pod ręką odpowiednią ilość zapasów, ale także pozwala zachować dokładność zapasów w celu oszacowania podatków.
Na przykład wiele zakładów produkcyjnych utrzymuje tak zwany sklep firmowy, który jest odpowiedzialny za wydawanie części i innych komponentów niezbędnych do działania maszyny na podłodze zakładu. Menedżerowie tego sklepu zazwyczaj przeprowadzają tak zwaną liczbę cykli, fizycznie inwentaryzując wszystko, od najmniejszej śruby po drogie komponenty silnika, które są używane do konserwacji i naprawy sprzętu produkcyjnego. Gdy okaże się, że liczba jednostek wyświetlanych w bazie danych zapasów nie zgadza się z tą liczbą fizyczną, następuje wpis w raporcie wyjątku. Umożliwia to cofnięcie się i ustalenie, czy otrzymana przesyłka tej części nie została dodana do bazy danych lub czy niektóre wypłaty z spisu z natury nie zostały poprawnie zarejestrowane. W niektórych przypadkach raport wyjątków może również zwrócić uwagę na kradzież materiałów eksploatacyjnych, co zachęca do zwiększenia środków bezpieczeństwa, które pomagają zminimalizować straty poniesione przez firmę.
Oprócz pomocy w uzgadnianiu różnych rodzajów zapasów, raport wyjątków może być również pomocny w zadaniu zarządzania projektem. W tym scenariuszu raport wyróżnia oczekujące zadania, które są jeszcze zaległe, nawet jeśli upłynęła przewidywana data zakończenia tego zadania. Zauważając wyjątek, można zmienić harmonogram zadań dla projektu, aby zrekompensować rozbieżności i przywrócić projekt do prawidłowego działania.
Nawet w obszarze oceny pracowników pomocne może być sprawozdanie z wyjątku. Tutaj chodzi o to, aby zidentyfikować wszelkie zdarzenia związane z pracownikiem, które wykraczają poza podstawowe oczekiwania związane ze stanowiskiem. Wyjątki mogą dotyczyć awarii wydajności lub wydajności, która wykracza poza zwykłe stanowisko pracy. Na przykład szczegóły raportu dotyczącego wyjątków mogą wskazywać, że pracownik potrzebuje dalszego szkolenia w niektórych obszarach, lub wskazywać sytuacje, w których pracownik był w stanie podjąć dodatkowe obowiązki, gdy współpracownik był chory, skutecznie pomagając w kontynuowaniu działalności biznesowej bez zmian w wydajności. W zależności od charakteru problemów udokumentowanych w raporcie wyjątkowym pracownik może zostać polecony na szkolenie naprawcze lub otrzymać pochwałę za świadczenie dodatkowych usług na rzecz pracodawcy przy jednoczesnym efektywnym zarządzaniu powierzonymi mu zadaniami.