Co to jest wewnętrzny audyt jakości?

Audyt w przedsiębiorstwie lub organizacji jest oceną zgodności. Wewnętrzny audyt jakości zwykle koncentruje się na przestrzeganiu obowiązującego w firmie systemu zarządzania jakością, chociaż może on również dotyczyć innych obszarów, takich jak przepisy prawne i regulacje rządowe. Wewnętrzne audyty jakości są proaktywnym sposobem ustalenia gotowości do audytu zewnętrznego i określenia obszarów wymagających poprawy.

Zasadniczo istnieją trzy rodzaje lub poziomy kontroli, które występują w związku z firmą lub organizacją. Zewnętrzny audyt jakości, zwany także audytem strony trzeciej lub audytem trzeciego poziomu, jest przeprowadzany przez jakąś formę niezależnego podmiotu, na przykład agencję regulacyjną. Drugi poziom odnosi się do reakcji klientów lub użytkowników końcowych. Trzeci typ, wewnętrzny audyt jakości, jest przeprowadzany przez wewnętrzny zespół audytowy.

Wewnętrzny audyt jakości jest cennym narzędziem zarządzania. Informacje zwrotne z innych źródeł, w tym zadowolenie klienta i ustalenia audytu zewnętrznego, szczegółowo przedstawiają końcowe wyniki. Wewnętrzny audyt jakości zapewnia kierownictwu środki do zbadania procedur firmy oraz skuteczności produktów i usług przed osiągnięciem tego punktu. Częstotliwość kontroli różni się w zależności od wielkości i charakteru każdej firmy, ale generalnie zaleca się przeprowadzanie kontroli raz w roku.

Zwykle lista kontrolna poprowadzi etapy i poszczególne etapy audytu. Listy kontrolne dla audytów wewnętrznych będą specyficzne dla każdej firmy. Większość z nich jest udoskonalana i rozszerzana w miarę rozwoju firmy, a wiele z nich staje się obszernych i szczegółowych. Prawidłowo wypełnione listy kontrolne stają się cennym zasobem dla zespołu zarządzającego.

Większość audytów rozpoczyna się od spotkania audytorów z zespołem zarządzającym, aby przedstawić zakres procesu i odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości. Ten krok jest następnie powtarzany na końcu audytu w celu omówienia kwestii niezgodności i zalecanych działań naprawczych. Wewnętrzne audyty jakości nie powinny koncentrować się wyłącznie na niedociągnięciach, ale powinny również identyfikować obszary wyjątkowych wyników i wyróżniać dobrze działające praktyki. Może to budować ogólne morale i prowadzić do większej współpracy podczas procesu audytu.

Jednym z kluczowych kroków wewnętrznego audytu jakości jest zalecenie działań naprawczych, które należy podjąć, aby rozwiązać problematyczne obszary. Zasadniczo zalecenia te nie są opcjonalne i towarzyszy im docelowa data zgodności. Audyt nie jest uważany za kompletny, dopóki te problemy nie zostaną poprawione i ponownie zbadane przez zespół audytowy.