Co to jest książka faktury?
Większość firm musi zajmować się przepływami pieniężnymi i aby śledzić strumienie rozliczeniowe i dochody, można zastosować faktury. Faktura to rachunek szczegółowy usług świadczonych lub zakupione produkty i ich całkowity koszt. Mogą one pochodzić od zewnętrznych dostawców firmy lub mogą być wyemitowane od firmy do innych firm lub klientów. Książka faktury to sposób na zorganizowanie i przechowywanie wszystkich tych faktur. Istnieje wiele powodów, dla których firma może prowadzić faktury, w tym do celów podatkowych, analizy przepływów pieniężnych i prowadzenia rejestrów.
Trzymanie książki faktury ma wiele korzyści. W Stanach Zjednoczonych i niektórych innych regionach niektóre firmy mogą być w stanie odliczyć wiele swoich zakupów przez cały rok podczas składania podatków. Kiedy to się stanie, istnieje szansa, że firmy będą musiały udowodnić, że te zakupy zostały dokonane i że zapłacono określoną kwotę. Kolejnym dobrym czasem na zorganizowanie zapisów faktury w książce faktury jest analiza przepływów pieniężnych. Większość firm zbada przepływy pieniężneRaz na kwartał, a faktury mogą wykazać, skąd pochodzą pieniądze.
Ogólne prowadzenie rekordów jest najczęstszym powodem prowadzenia książki faktury. Czasami może istnieć potrzeba pokazania sprzedawcy, co zostało zapłacone lub pokazać klientowi, co nie zostało zapłacone. Książki te mogą być zorganizowane w dowolny sposób, który spełnia potrzeby firmy. Gdy pojawi się potrzeba, faktury w dogodnym miejscu może pomóc w uniknięciu zamieszania lub sporów.
Wiele firm korzysta z elektronicznego oprogramowania do faktury. Może to działać na wiele sposobów i ponownie pozwala firmie organizować i zawierać faktury w sposób, który je pasuje. Utrzymywanie rekordów może zaoszczędzić czas i przestrzeń, a zwykle istnieje wiele rodzajów oprogramowania dostępnych w wielu zakresach cen.
Jeszcze inne firmy wykorzystują zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne. Książka faktury może zawierać papier, zwany także fizycznąfaktury. Książki elektroniczne mogły zeskanować kopie tych faktur lub mogą po prostu mieć od nich dane i zorganizowane do szybkich badań. Istnieją korzyści obu, a firma decyduje się przechowywać swoje faktury
Niektóre firmy mogą codziennie korzystać z wielu faktur. Wiele razy faktury te są mniejsze, a więcej można ustawić w książce faktury. Zasadniczo zaleca się, aby firma oszczędzała faktury na od trzech do siedmiu lat. Może to stworzyć kilka stosów książek, które mogą być przechowywane w całkowicie oddzielnym pokoju lub budynku.