Co to jest faktura?

Większość firm musi radzić sobie z przepływami pieniężnymi, a do śledzenia rachunków i strumieni dochodów można stosować faktury. Faktura jest rachunkiem wyszczególniającym świadczone usługi lub zakupione produkty oraz ich całkowity koszt. Mogą one pochodzić od zewnętrznych dostawców dla firmy lub mogą być wydawane przez firmę innym firmom lub klientom. Książka faktur jest sposobem na uporządkowanie i przechowywanie wszystkich tych faktur. Istnieje wiele powodów, dla których firma może przechowywać faktury, w tym do celów podatkowych, analizy przepływów pieniężnych i prowadzenia dokumentacji.

Prowadzenie księgi faktur ma wiele zalet. W Stanach Zjednoczonych i niektórych innych regionach niektóre firmy mogą odliczyć wiele swoich zakupów w ciągu roku przy składaniu podatków. Gdy to nastąpi, istnieje szansa, że ​​firmy będą musiały udowodnić, że te zakupy zostały dokonane i że pewna kwota została zapłacona. Innym dobrym czasem na zorganizowanie zapisów faktur w księdze faktur jest analiza przepływów pieniężnych. Większość firm bada przepływy pieniężne raz na kwartał, a faktury mogą wykazać, skąd pochodzą pieniądze.

Ogólne prowadzenie dokumentacji jest najczęstszym powodem prowadzenia księgi faktur. Czasami może być konieczne pokazanie sprzedawcy, co zostało zapłacone lub klientowi, co nie zostało zapłacone. Książki te można uporządkować w dowolny sposób, który odpowiada potrzebom firmy. Gdy zajdzie taka potrzeba, faktury w dogodnym miejscu mogą pomóc uniknąć nieporozumień lub sporów.

Wiele firm korzysta z oprogramowania do faktur elektronicznych. Może to działać na wiele sposobów i ponownie pozwala firmie organizować i przechowywać faktury w sposób, który im odpowiada. Elektroniczne prowadzenie dokumentacji może zaoszczędzić czas i miejsce, a zazwyczaj istnieje wiele rodzajów oprogramowania dostępnych w wielu przedziałach cenowych.

Jeszcze inne firmy korzystają zarówno z faktur papierowych, jak i elektronicznych. Książka faktur może zawierać papier, zwany także fakturami fizycznymi. Książki elektroniczne mogły zeskanować kopie tych faktur lub po prostu wprowadzić dane z nich wprowadzone i uporządkowane w celu szybkiego wyszukiwania. Oba mają zalety, jednak firma decyduje się na przechowywanie faktur całkowicie w zależności od potrzeb.

Niektóre firmy mogą codziennie korzystać z wielu faktur. Wiele razy faktury te są mniejsze, a więcej można ustawić w książce faktur. Ogólnie zaleca się, aby firma zapisywała faktury przez okres od trzech do siedmiu lat. Może to spowodować powstanie kilku stosów książek, które mogą być przechowywane w całkowicie oddzielnym pomieszczeniu z nagraniami lub budynku.