Co to jest przygotowanie do audytu?

Audyty mają różne kształty i formy. Niezależnie od rodzaju, audyty są jednak przeprowadzane przez niezależny personel kontrolny, przeglądający procesy i wpływy, szukający nieautoryzowanych transakcji i próbujący uniknąć oszustw i błędów. Przygotowanie audytu jest procesem przygotowania do takiego przeglądu i często wiąże się z audytami przeprowadzanymi przez firmy z certyfikatem księgowym (CPA). Są to audyty przeprowadzane co najmniej raz w roku, aby zapewnić inwestorów, banki i inne zainteresowane strony, że sprawozdania finansowe spółki są rzetelnie przedstawiane, bez poważnych zniekształceń i błędów.

Audytorzy śledzą programy kontroli, a przygotowania do audytu są zwykle powtarzane, podobnie jak w poprzednich latach. Firmy, które wymagają audytu, takie jak spółki publiczne, zwykle otrzymują kwestionariusze kontroli lub wykazy z prośbą o harmonogramy i inne istotne informacje w celu wsparcia procesu audytu i przygotowania. Te harmonogramy są powszechnie znane jako dokumentacja „przygotowana przez klienta” (PBC).

Członkowie zespołu audytowego używają PBC do analizowania sprawozdań finansowych i testowania liczb. Chodzi o to, aby wykorzystać dokumentację z przygotowania audytu, aby proces audytu był szybszy i tańszy. Im lepsza dokumentacja, tym płynniejszy powinien być audyt.

Harmonogram zobowiązań jest często częścią przygotowania audytu, zawierający szczegółową listę dłużników, zarówno długoterminowych, jak i krótkoterminowych, oraz kwotę należną każdemu z nich. Sumy na liście powinny zgadzać się z tym, co firma przedstawia w swoim sprawozdaniu finansowym. Jeśli na przykład firma wykazuje 1000 dolarów amerykańskich (USD) jako zobowiązania bieżące i 5000 USD jako długoterminowe zobowiązania do zapłaty, te dokładne kwoty powinny być zgodne z harmonogramem zobowiązań.

Innym harmonogramem, często będącym częścią przygotowania audytu, jest wykaz należności. Ta lista pokazuje, kto jest winien firmie i ile jest winien, podobnie jak w przypadku zobowiązań. Pomysł jest taki sam: harmonogram należności powinien zgadzać się ze sprawozdaniami finansowymi łącznie.

Uzgodnienia bankowe są popularnymi PBC i często są wymagane w ostatnim miesiącu roku obrotowego i następnym. Uzgodnienie bankowe opisuje różnice między saldem gotówkowym w poszczególnych bankach i księgach, co firma pokazuje w swoich sprawozdaniach finansowych dotyczących gotówki. Inne popularne pozycje w przygotowaniach do audytu obejmują wykaz środków trwałych, amortyzację, wykazy inwestycji i listy potwierdzeń bankowych, w których banki potwierdzają saldo środków pieniężnych i inwestycji z audytorami.

Wiele firm, zwłaszcza korporacji i większych firm, powołuje komitety audytu w celu koordynacji i przeglądu przygotowania i procesu audytu. Komitet audytu często składa się z członków zarządu, którzy są zainteresowani dobrobytem finansowym firmy. Członkowie ci mogą mieć doświadczenie w finansach lub rachunkowości.

Wyzwania związane z przygotowaniem kontroli to zmiany numerów rachunków wynikające z błędów lub korekt dokonanych po przygotowaniu PBC. Kiedy tak się stanie, harmonogramy i dokumentacja również muszą zostać zmienione. Kolejnym wyzwaniem związanym z przygotowaniem audytu jest terminowe przygotowanie wszystkich właściwych informacji. Problem ten można zminimalizować za pomocą oprogramowania finansowego, które zapewnia dobre raportowanie, eliminując potrzebę kompilowania osobnych list dla wielu pozycji.