Co to jest zautomatyzowana poczta?
Zautomatyzowana poczta to narzędzie biznesowe, które umożliwia stosunkowo duże przetwarzanie dużych ilości poczty. Niektóre firmy wykorzystują sprzęt i personel do obsługi przetwarzania poczty na taką skalę, podczas gdy inne firmy zlecają te funkcje dostawcom, którzy koncentrują się w szczególności na prowadzeniu kampanii pocztowych, regularnej dystrybucji przesyłek pocztowych do klientów i innych bieżących projektów. Celem zautomatyzowanej poczty jest szybkie i wydajne przetwarzanie poczty, co zmniejsza koszty związane z tworzeniem i dystrybucją każdej jednostki.
Jednym z przykładów korzystania z automatycznej poczty jest tworzenie i realizacja kampanii direct mail. W celu przyspieszenia procesu wysyłania dużych ilości artykułów promocyjnych, takich jak listy lub kartki pocztowe, autor często korzysta z elektronicznych metod adresowania, sortowania i przygotowywania przesyłek w inny sposób. Obejmują one skanowanie poczty, tworzenie towarzyszących faksów i wiadomości e-mail w ramach kampanii oraz dystrybucję tych formatów elektronicznych wraz z przesyłkami bezpośrednimi.
Oprogramowanie komputerowe służy do generowania etykiet adresowych lub drukowania nazw i adresów odbiorców na samych przesyłkach. Sortowniki umożliwiają segregację paczek według kodu pocztowego, co z kolei ułatwia korzystanie z masowych przesyłek pocztowych. Wiele zautomatyzowanych strategii pocztowych wykorzystuje również technologię drukowania laserowego, aby zastosować odpowiednią ilość opłaty pocztowej w ramach procesu sortowania, dzięki czemu przesyłki są gotowe do wysłania w stosunkowo krótkim czasie.
Zaletą zautomatyzowanej poczty jest to, że można przygotować i wysłać dziesiątki tysięcy przesyłek w ułamku czasu potrzebnego na ręczne przygotowanie tych samych przesyłek. W zależności od charakteru przesyłek pocztowych użycie zautomatyzowanych narzędzi pozwoliłoby firmie przetworzyć więcej przesyłek w ciągu godziny, niż zespół złożony z dziesięciu do piętnastu osób w ciągu kilku dni roboczych. Przekłada się to na znaczne oszczędności dla firmy, a także na uwolnienie cennych zasobów ludzkich w celu skoncentrowania się na innych ważnych aspektach operacji.
Podczas gdy niektóre firmy decydują się na stworzenie własnego systemu sortowania poczty we własnym zakresie, inne wybierają korzystanie z automatycznych usług pocztowych do obsługi swoich kampanii mailingowych i innych wysyłek masowych. Wiele z tych firm prowadzi listy dla swoich klientów, a także dowody dokumentów przygotowane na poprzednie kampanie. Dzięki temu klient może szybko przygotować nową kampanię mailingową z wykorzystaniem elementów z poprzednich wysyłek masowych, przy stosunkowo niewielkich kosztach. Ponieważ wiele z tych usług pobiera zryczałtowaną stawkę za sztukę, która obejmuje drukowanie, weryfikację, adresowanie, stosowanie wysyłki, a nawet dostawę na pocztę, bardzo łatwo jest obliczyć koszt projektu wysyłkowego w ciągu kilku minut.
Kolejną zaletą korzystania ze zautomatyzowanej usługi pocztowej jest to, że wielu oferuje zniżki ilościowe. Ponieważ klient decyduje się na wysłanie większej liczby kopii tego samego elementu, stawka za wysyłkę maleje. Może to pozwolić firmom na dalsze obniżenie kosztów reklamy bezpośredniej, a nawet wysyłanie przesyłek pocztowych do istniejących klientów na bieżąco.