Co to jest przetwarzanie back office?
Przetwarzanie w biurze jest czynnością polegającą na przetwarzaniu dokumentów, więc zamówienia przechodzą lub dokumenty wchodzą w życie. Z wyjątkiem rzadkich przypadków całe przetwarzanie odbywa się z technicznego punktu widzenia. Termin „przetwarzanie w biurze” to ogólny termin, który obejmuje przetwarzanie prawie każdego dokumentu; istnieje między innymi przetwarzanie płac, przetwarzanie faktur i przetwarzanie baz danych. Podczas gdy większość firm będzie wykonywać to przetwarzanie we własnych biurach back office, niektóre zlecają usługi innym firmom, które wykonują usługi back office. Przetwarzanie dokumentu może odbywać się ręcznie, automatycznie lub za pomocą połączenia dwóch; większość przetwarzania na początku 21 wieku to mieszanka.
Kiedy formularz lub plik jest wypełniany przez konsumenta lub pracownika, musi zostać przetworzony, aby formularz mógł wejść w życie. Pracownicy zaplecza - pracownicy wspierający firmę, ale nie widziani przez klientów - wykonują to przetwarzanie. Czasami pracownik front office wykonuje przetwarzanie, na przykład przedstawiciel banku przetwarzający formularz przed klientem w celu ustalenia, czy kwalifikuje się do otrzymania karty kredytowej, ale większość przetwarzania to przetwarzanie back office. Pozwala to front office na interakcję z klientem, bez konieczności oczekiwania klienta na formularz, który zostanie wprowadzony do komputera.
Dokumenty przetwarzane w ramach zaplecza administracyjnego są różne. Pracownicy back office mogą przetwarzać żądania płac, faktury od dostawców, faktury klientów, dokumenty weryfikacyjne oraz wiele innych plików i formularzy. Jeśli firma ma formularz lub plik, zwykle w pewnym momencie przejdzie przez ten dział back office.
Jeśli wymagane jest przetwarzanie back office, może to być wykonane we własnym zakresie lub przez inną firmę. Większość firm korzysta z wewnętrznego zaplecza, ponieważ firma może bezpośrednio nadzorować pracownika zaplecza. Pomaga to zapewnić mniejsze ryzyko kradzieży lub manipulacji poufnymi dokumentami. Firmy mogą również zlecać usługi zaplecza za pośrednictwem niezależnych firm w celu wykonywania tych samych zadań.
Dokumenty można przetwarzać ręcznie, automatycznie lub przy użyciu ich kombinacji. Ręczne przetwarzanie back office nie wymaga komputera; zamiast tego pracownik zaplecza po prostu zapisuje informacje w książce. Automatyczne przetwarzanie odbywa się całkowicie przez komputer, bez interakcji człowieka. Większość przetwarzania obejmuje obie metody; pracownik zaplecza wprowadzi informacje do komputera, a komputer doda dokument do bazy danych i wykona inne wymagane kroki przetwarzania.