Co to jest wsparcie Back Office?
Wsparcie back office odnosi się do części firmy, która jest odpowiedzialna za prowadzenie firmy, a nie za faktyczną współpracę z klientami lub osiąganie zysków. Jest to stary termin, który odnosi się do czasów, w których powszechne było posiadanie salonu wystawowego i obszaru sprzedaży przed sklepem, a obszarów księgowych, produkcyjnych i administracyjnych z tyłu. Z czasem ten wspólny projekt został zastąpiony przez wszystkie, z wyjątkiem bardzo małych firm, jednak termin ten pozostał w tyle. Wsparcie back office jest przeciwieństwem pracy front office, która odnosi się do bardziej bezpośredniej części firmy zajmującej się zarabianiem pieniędzy.
Różne firmy mają różne definicje tego, co składa się na wsparcie back office. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli część firmy zajmuje się bezpośrednio klientami, znajduje się w recepcji, a jeśli nie, to jest z tyłu. W niektórych przedsiębiorstwach definicja jest nieco inna; części firmy, które faktycznie zarabiają pieniądze, znajdują się w biurze obsługi klienta, a części, które nie są obsługą klienta. Obie definicje są prawidłowe i pochodzą z różnych strategii biznesowych stosowanych we wczesnych latach rozwoju firmy.
Inna definicja powoduje, że kilka obszarów istnieje w szarej strefie. Na przykład, w obu definicjach, działem sprzedaży jest front office; ale wszelkie wsparcie posprzedażne jest trudniejsze do ustalenia. W modelu opartym na kliencie byłby to front office, ponieważ firma nadal bezpośrednio komunikuje się z klientami. Z drugiej strony jest to część back office w modelu pieniężnym, ponieważ prace posprzedażne rzadko są wykonywane dla zysku.
Niezależnie od definicji używanej do obsługi back office, kilka działów jest prawie zawsze częścią systemu. Rachunkowość jest praktycznie zawsze back office w każdej firmie, z wyjątkiem firmy księgowej. Ta część firmy, która płaci rachunki, listy płac i dostawców, a także zajmuje się budżetowaniem i alokacją pieniędzy, nie współpracuje z klientami ani nie zarabia bezpośrednio.
Podobnie dział informatyczny (IT) jest prawie zawsze zapleczem. Ta część firmy utrzymuje sieć, komputery i oprogramowanie dla firmy. Oznacza to, że dział IT bardzo rzadko zarabiałby pieniądze lub kontaktował się bezpośrednio z klientami.
W modelu opartym na zyskach jednym z największych punktów jest zysk bezpośredni. Nawet jeśli część firmy umożliwia zarabianie pieniędzy w innym obszarze, nadal jest to back office. Na przykład, jeśli dział księgowości wymyśli sposób na zwiększenie wydajności i zmniejszenie obciążenia działu produkcyjnego firmy, nadal nie zarabiał. Zmiany wprowadzone przez nowy projekt mogą zwiększyć zyski, ale zyski te pochodzą z innego działu.