Co to jest pisanie ofert?
Pisanie ofert jest niezbędną częścią przetrwania i istnienia wielu firm. Firmy muszą wygrywać oferty, aby utrzymać się na rynku, a oferty są składane poprzez pisanie ofert. Źródła finansowania, o które ubiegają się oferty, są ograniczone, dlatego dobra pisemna oferta jest koniecznością. Zabezpieczenie tych funduszy dla korporacji jest również trudnym, konkurencyjnym procesem, ponieważ wszystkie firmy potrzebują pieniędzy w tym samym czasie.
Pisanie ofert to umiejętność, którą można udoskonalić i wzmocnić z czasem i ćwiczeniami. Niektóre firmy mają swoich autorów ofert w firmie, podczas gdy inne korzystają z usług, które piszą oferty, zapytania ofertowe i szablony ofert. Zapytanie ofertowe (RFP) jest dokumentem, który jest częścią procesu licytacji stosowanego do złożenia oferty dla określonej usługi. Szablon zapytania ofertowego jest zwykle podobny do szablonu oferty lub ogólnego szablonu wniosku. Składają się one z podstawowych formatów, które licytujący oferty mogą wykorzystać jako punkt wyjścia, a następnie dostosować styl i język pisania do firmy, którą reprezentuje.
Ponieważ pisanie ofert zwykle musi być wykonane w krótkim terminie, aby zabezpieczyć niezbędne środki, firmy często zwracają się do usług pisania, aby napisać dla nich oferty. Usługi te często obejmują konsultacje przetargowe, kwestionariusz przedkwalifikacyjny, zapytanie ofertowe, składanie zaproszeń do składania ofert (ITT), korektę, edycję, badanie, przygotowanie wszystkich dokumentów i szkolenie prezentacyjne. Czasami firma musi przedstawić ofertę przed grupą zapewniającą finansowanie. Organizacja zajmująca się pisaniem ofert często chętnie organizuje szkolenia dla firmy dotyczące najlepszych taktyk i strategii, które należy zastosować podczas prezentacji oferty.
Zanim możliwe będzie pisanie ofert, firma musi zebrać wszystkie swoje dane finansowe i dane, w tym zeznania podatkowe i informacje o liście płac. Należy również uzyskać formularz oferty i arkusz ofertowy, które określają wszystkie zasady, których należy przestrzegać w ofercie. Osoba lub organizacja pisząca ofertę musi również wziąć pod uwagę raporty z inspekcji. Często oferty nie będą nawet rozpatrywane, chyba że oferta zawiera odpowiedni raport z inspekcji budynku lub biura, z którego wystawiana jest oferta.
Wszystkie warunki oferty muszą być wyraźnie określone w dokumencie, ponieważ korespondencja ustna nie zawsze jest honorowana. Najlepszą radą przy pisaniu ofert jest wcześniejsze załatwienie sprawy. Nie czekaj, aż zbliża się termin, ponieważ oferta zostanie odrzucona, a oceniający zauważą. Oferty powinny być dobrze zaplanowane; często najlepiej to osiągnąć, używając konturu przed rozpoczęciem pisania. Upewnij się, że pisanie jest przekonujące i atrakcyjne, ponieważ oferty, które odniosły największy sukces, natychmiast przyciągają uwagę czytelników.