Co to jest ilustracja procesu biznesowego?
Ilustracja procesu biznesowego to technika, dzięki której przepływy procesów są reprezentowane wizualnie. Chodzi o to, aby ułatwić czytelnikom zrozumienie złożonych procesów. Schematy blokowe, mapy procesów i inne podobne diagramy są przykładami ilustracji procesów biznesowych.
Procesy produkcyjne i biznesowe mogą często być bardzo złożone i zawierać wiele etapów i obszarów funkcjonalnych. Mogą również składać się z szeregu scenariuszy „jeśli-to”, scenariuszy, w których następny etap procesu różni się w zależności od rozdzielczości do poprzedniego etapu. W przypadku wyjaśnienia ustnego procesy te mogą być mylące dla osób, które nie wykonują ich codziennie. Osoby próbujące nauczyć się nowego procesu mogą mieć trudności z zachowaniem prawidłowego łańcucha zdarzeń. Ilustracja procesu biznesowego zapewnia sposób prezentacji etapów procesu w przejrzystym, łatwym do odczytania formacie, który pomaga ludziom szybciej je śledzić i osiągać większy sukces.
Schemat blokowy może być najczęściej stosowanym narzędziem w ilustracjach procesów biznesowych. Podstawowy schemat blokowy składa się z dwóch podstawowych elementów: pól zawierających krótki opis kroków i strzałek pokazujących kolejność wykonywania kroków. Na przykład wykres ilustrujący proces uruchamiania samochodu może składać się z trzech pól. Pierwsze może brzmieć „upewnij się, że samochód jest na zaparkowanym biegu”, następne może brzmieć „włóż kluczyk do stacyjki”, a ostatnie może brzmieć „przekręcić kluczyk”. Strzała zostanie umieszczona między pierwszym krokiem a drugim, a druga między drugim a trzecim, przy czym każda strzałka będzie wskazywać na następny krok w tym procesie.
Ten przykład można rozwinąć, aby utworzyć wykres, który uwzględnia scenariusze „jeśli-to”, zmieniając drugą strzałkę i ostatnie pole. Na przykład, zamiast jednego ostatniego pudełka, mogą być dwa, jeden z napisem „przekręć kluczyk”, a drugi z napisem „przekręć kluczyk, naciskając pedał gazu”. Wymagałoby to dwóch strzałek prowadzących od kroku „włóż kluczyk do stacyjki”, po jednej dla każdego kolejnego kroku. Wzdłuż strzałki wskazującej „klucz”, osoba tworząca tabelę napisałaby „jeśli twój samochód ma automatyczny wtrysk paliwa”. Z drugiej strzałki napisałaby: „jeśli twój samochód nie ma automatycznego wtrysku paliwa”.
Ten sam proces, który zostałby użyty do stworzenia tych przykładów wykresów, jest użyty w ilustracji procesu biznesowego. Można go używać do tworzenia schematów blokowych dla prostych procesów, takich jak przesłanie zapytania o czas urlopu lub złożonych procesów z udziałem wielu działów i maszyn. Złożone wykresy mogą zawierać wiele kształtów lub kodów kolorów, aby wskazać zaangażowanie różnych osób lub obszarów funkcjonalnych, lub aby ostrzec użytkownika o krytycznych krokach.