Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi?
Termin zarządzanie procesami biznesowymi służy do wyjaśnienia, w jaki sposób wykonywane są zadania i procedury wypełniania funkcji każdego stanowiska w firmie. Za zarządzanie procesem biznesowym zazwyczaj odpowiada kierownik działu lub kierownik zespołu. W dużej firmie w ściśle regulowanej branży może on mieć biuro zajmujące się zarządzaniem procesami biznesowymi.
Istnieje pięć kategorii działań w cyklu życia zarządzania procesami biznesowymi; projektowanie, modelowanie, wykonywanie, monitorowanie i optymalizacja. Kategorie te konsekwentnie dotyczą zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi, niezależnie od skali i branży. Każde działanie musi być wykonane w kolejności.
Aspekt projektowy zarządzania procesami biznesowymi wymaga przeglądu bieżącego procesu, znanych problemów i zaprojektowania idealnego procesu biznesowego. Projektowanie procesu nie powinno ograniczać się do systemów komputerowych, ale powinno obejmować procesy interpersonalne, interakcje człowieka z systemami i połączenia między systemami. Upewnij się, że nowy projekt obejmuje standardową procedurę operacyjną, umowy o poziomie usług, eskalacje i przebieg pracy procesu.
Modelowanie obejmuje krytyczną analizę proponowanego zarządzania procesami biznesowymi. W tym procesie pracownicy dokładnie przyglądają się szczegółom projektu i przeprowadzają pełną analizę wydajności w ramach szeregu możliwych scenariuszy. To działanie testuje wpływ różnych decyzji na proces biznesowy i cały biznes.
Faza wykonania lub wdrożenia ma miejsce, gdy odczuwa się wpływ decyzji podjętych na etapie projektowania i modelowania. Bardzo często systemy są wybierane w celu rozwiązania problemów związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi. Odpowiednie wykorzystanie technologii może przynieść ogromne korzyści firmie, pomóc w egzekwowaniu zarządzania przyjętymi procesami biznesowymi i zapewnić spójne stosowanie nowego procesu w całej organizacji.
Rzeczywiste wdrożenie systemu zarządzania procesami biznesowymi jest złożonym projektem, dużym zarówno pod względem skali, jak i kosztów. Aby usprawnić zarządzanie procesami biznesowymi w organizacji, należy zmienić przyjęte praktyki biznesowe i procedury, które pracownicy znają i czują się swobodnie. Tego rodzaju zmiana nigdy nie jest łatwa.
Monitorowanie zmian wprowadzonych na etapie wykonania jest często zaniedbywane. Na tym etapie ma miejsce „zmęczenie zmianami”. Personel może wchłonąć tyle zmian w organizacji tylko w określonym czasie. Brak poświęcenia odpowiedniego poziomu zasobów na tym etapie powoduje utratę możliwości dokonywania korekt w odpowiednim czasie. Opóźnienia w dostosowaniu systemu zarządzania procesami biznesowymi lub korzystanie z narzędzia przez pracowników kosztuje pieniądze w błędach i czasie, a także zwiększa ryzyko dla firmy.
Optymalizacja zarządzania procesami biznesowymi zwykle rozpoczyna się sześć do 12 miesięcy po wdrożeniu systemu. Na tym etapie firmy mogą zacząć akceptować zalecane usprawnienia procesu od personelu i kierownictwa. Zmiany te poprawiają wydajność systemu, a także skuteczność zmian i sukces zarządzania procesami biznesowymi.