Co to jest mapowanie procesów biznesowych?
Mapy procesów biznesowych wyświetlają wizualną ilustrację krok po kroku procesów biznesowych w celu usprawnienia zarządzania procesami biznesowymi. Procesy to przypadki, w których zestaw powiązanych ze sobą ludzi, maszyn lub zadań pracuje nad tym samym efektem. Mapowanie procesów biznesowych wizualnie reprezentuje każdy aspekt działalności firmy, pomagając zwiększyć wydajność, od podatnych na wypadki etapów na linii produkcyjnej, aż po obsługę poczty międzywydziałowej.
Procesy, które mają być mapowane, można zdefiniować, włączając dane wejściowe, procedury, sekwencje i wyniki. Oprogramowanie do mapowania wykorzystuje te parametry do budowy mapy. Mapy mogą być proste lub złożone, w zależności od formatu. Typowe opcje obejmują dodawanie jednoczesnych działań i procesów decyzyjnych, reakcji emocjonalnych i opóźnień. Mapy można tworzyć na papierze, za pomocą oprogramowania do mapowania procesów biznesowych lub bardziej złożonych systemów zarządzania procesami biznesowymi.
Korzyści z tworzenia map procesów obejmują łatwą diagnozę opóźnień w wydajności, ocenę projektu systemu i zarządzanie procesami biznesowymi. Wizualizacja procesu od wejścia do wyjścia może ułatwić identyfikację nieefektywności. Mapy procesów indywidualizują i izolują zmienne, które wpływają na wartość, dając analitykom szansę na usprawnienie, innowacje i usunięcie niejednoznaczności z procesów. Wdrażając nowe zmiany w systemie, mapy procesów biznesowych pomagają pracownikom zrozumieć ich nowe role, ułatwiając przejście i opóźnienie produktywności czasami związane z nowym sprzętem.
Mapowanie procesów biznesowych może również identyfikować zapotrzebowanie na dodatkowy personel lub szkolenie, kompletne analizy konieczności wykonywania pracy i ustanawiać system modelowania kompetencji. Usprawnienie organizacji z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi pomaga w rozwoju organizacji. Na przykład pracownicy, którzy mogą zobaczyć, w jaki sposób ich praca pasuje do szerszego obrazu, a także zobaczyć pracę innych, mogą lepiej zrozumieć nierówności w obciążeniach pracą i ich wpływ na redystrybucję. Małe grupy wewnątrzorganizacyjne zazwyczaj przeprowadzają mapowanie procesów, a praca zespołowa potrzebna do tworzenia i analizy map zachęca do krytycznego myślenia w komunikacji, społeczności i grupie.
Mapowanie procesów biznesowych może być stosowane przez dowolną firmę w dowolnej branży w celu usprawnienia procesów. Jest on z natury podobny i często wymienny z następującymi pojęciami: analiza zadań systemowych, diagramowanie procesów, schematy blokowe i mapowanie pracy. Cel wszystkich tych narzędzi jest taki sam: ulepszyć procesy i stworzyć wartość. Zróżnicowanie tych warunków staje się ważne tylko w odniesieniu do oprogramowania do zarządzania zakupami i przy poszukiwaniu akredytacji.
Systemy zarządzania jakością, takie jak ISO 9000, wykorzystują mapy procesów do poświadczania, że firmy mają sformalizowane i udokumentowane procesy biznesowe. Akredytacja poprzez ISO 9000 nie zapewnia wysokiej jakości produktów lub usług; pokazuje akcjonariuszom, pracownikom i klientom, że firma uczestnicząca zobowiązuje się do zrozumienia i usprawnienia swoich procesów biznesowych. Popularność firm ubiegających się o akredytację oznacza, że dla wielu mapowanie procesów biznesowych miało również pozytywny wpływ na wzrost rentowności i wartości.