Co to są zamówienia biznesowe?

Termin „zamówienia publiczne” jest używany do opisania działań związanych z zakupem towarów i usług dla podmiotu gospodarczego. Zaopatrzenie lub zakup to ważna funkcja administracyjna, która wykorzystuje techniki redukcji kosztów i długoterminowego planowania strategicznego do zarządzania kosztami wychodzącymi. Obszar zamówień biznesowych koncentruje się na trzech głównych obszarach: przetargach, zarządzaniu dostawcami i zakupach strategicznych.

Osoby zajmujące się zamówieniami biznesowymi są znane jako specjaliści ds. Zakupów. Istnieją trzy główne stanowiska pracy w dziale zakupów: kupujący, urzędnik ds. Zamówień i kierownik ds. Zakupów. Kupujący jest odpowiedzialny za zarządzanie zakupem towarów od wybranych dostawców. Urzędnik ds. Zamówień zarządza procesem przetargowym i selekcją dostawców. Głównym obowiązkiem kierownika działu zakupów jest ogólna obsługa działu i negocjacje z dużymi dostawcami o wartości dolara.

Przetarg jest procesem polegającym na zapraszaniu potencjalnych dostawców do przejrzenia szczegółowego dokumentu wymagań i złożenia oferty dla firmy. Dokument wymagań zawiera całkowitą wartość dolara i długość umowy, rodzaj wymaganego produktu lub usługi, wymagania jakościowe i warunki umowy. Znaczna liczba procesów cywilnych opiera się na wadach lub postrzeganym uprzedzeniu w procesie przetargowym. Bardzo ważne jest przestrzeganie odpowiedniego procesu biznesowego i zapewnienie uczciwej i przejrzystej oferty.

Istnieją trzy terminy powszechnie stosowane w zamówieniach biznesowych: zapytanie ofertowe (RFP), zapytanie o informacje (RFI) i zapytanie ofertowe (RFQ). Rodzaj wymaganej odpowiedzi jest podany w treści dokumentu, wraz z datami i danymi kontaktowymi. Wszystkie trzy terminy są używane do opisania procesu, gdy dostawcy są proszeni o odpowiedź lub wymagania są publikowane na publicznej stronie internetowej lub narzędziu zakupowym, umożliwiając odpowiedzi szerokiej gamie dostawców. Daty są bardzo ważne w tym procesie, a zignorowanie terminów lub ich pominięcie wyklucza uwzględnienie odpowiedzi. Upewnij się, że otrzymałeś rachunek z datą i datą wskazującą, kiedy dokumenty zostały odebrane przez dział zakupów, aby uniknąć wykluczenia.

Zarządzanie dostawcami obejmuje zapewnienie zgodności z umową, działanie jako główny kontakt w kwestiach związanych z usługami i rozwiązywaniem sporów, a także zarządzanie wszelkimi płatnościami lub klauzulami negocjowanymi w umowie. Chociaż wiele wysiłku koncentruje się na początkowej procedurze przetargowej i pisaniu umowy, zarządzanie dostawcami jest jedyną metodą zapewnienia, że ​​firma faktycznie uzyska oczekiwane oszczędności. Skuteczne zarządzanie skutkuje niższymi kosztami operacyjnymi, wydajnymi usługami i silniejszą pozycją przetargową podczas następnej rundy negocjacji.

Zakupy strategiczne to proces planowanych zakupów. W typowej organizacji każdy dział przesyła swoje planowane zakupy na dany rok do działu budżetu lub działu zakupów. Pracownicy szukają podobieństw lub możliwości łączenia powiązanych produktów. Te mniejsze zakupy można następnie wystawić na przetarg, co umożliwi wielu dostawcom dostarczenie tych towarów i usług. Ogólnie proces ten skutkuje niższymi kosztami zakupu dla organizacji.