Co to jest rozliczanie cykliczne?

Fakturowanie cykliczne to strategia fakturowania, która polega na codziennym tworzeniu i aktualizowaniu zaległych sald na kontach klientów. Takie podejście umożliwia przygotowanie pojedynczej faktury obejmującej cały okres lub cykl, zamiast fakturowania klientów za towary i usługi w poszczególnych instancjach. Istnieją korzyści związane z modelem rozliczeń cyklicznych, które dotyczą zarówno dostawcy, jak i klienta.

Wiele różnych rodzajów firm korzysta z rozliczeń cyklicznych. Firmy użyteczności publicznej rutynowo aktualizują konta klientów pod kątem zużycia w danym okresie lub cyklu. Zazwyczaj okres rozliczeniowy wynosi trzydzieści dni lub jeden miesiąc kalendarzowy. W tym czasie konto klienta jest od czasu do czasu aktualizowane, odzwierciedlając korzystanie przez klienta ze świadczonych usług. Pod koniec bieżącego cyklu faktura za całe trzydzieści dni jest finalizowana i przekazywana klientowi do zapłaty.

Różne usługi telekomunikacyjne również wykorzystują fakturowanie cykliczne. Na przykład biuro telekonferencji często obliczy koszt każdego połączenia konferencyjnego prowadzonego przez danego klienta oraz doda opłaty i szczegóły do ​​faktury przygotowanej specjalnie dla tego cyklu. Zakładając, że klient organizuje cotygodniowe połączenie konferencyjne, faktura za cykl będzie zawierać informacje i opłaty związane z każdym z tych połączeń, zwykle ułożone w porządku chronologicznym na fakturze.

Korzystanie z rozliczeń cyklicznych zapewnia korzyści wszystkim zainteresowanym. Dla dostawcy korzystanie z tego modelu zamiast wystawiania indywidualnych faktur dla każdego zamówienia lub wydarzenia oznacza, że ​​mniej czasu poświęca się na przygotowywanie, sprawdzanie, drukowanie i wysyłanie faktur do klientów. Ponieważ cała aktywność dla jednego cyklu rozliczeniowego pojawia się na jednej fakturze, dostawca oszczędza również czas i zasoby zaplecza, gdy płatności są odbierane i muszą być zaksięgowane w dokumentacji księgowej firmy.

W przypadku klientów fakturowanie cykliczne umożliwia posiadanie tylko jednej faktury do zarządzania w trakcie cyklu, zamiast zajmować się stałym strumieniem faktur, które należy zapłacić. Klient oszczędza także czas i możliwe pieniądze, jeśli każda faktura wiąże się z pewnym rodzajem wydatków, takich jak opłata pocztowa lub opłata za przyjęcie płatności online. Wielu klientów bardziej koncentruje się na wygodzie tego podejścia, zwłaszcza jeśli składanie wielu płatności jest niewielkie lub nie ma żadnych wydatków.

Fakturowanie cykliczne jest zwykle stosowane, gdy relacja między klientem a dostawcą jest regulowana umową lub ma charakter ciągły. Nierzadko zdarza się, aby klient przechodził kontrolę kredytową, zanim dostawca nie zawrze tego rodzaju porozumienia z potencjalnym klientem. Model działa dobrze w przypadku kont kart kredytowych, narzędzi, a nawet kart w lokalnych klubach lub sklepach. Firmy, które sprzedają towary za pośrednictwem sprzedaży wysyłkowej lub witryn sklepowych online, nie mogą korzystać z tej metody, woląc rozliczać każde złożone zamówienie i żądać płatności z góry.