Co to jest dematerializacja?

Dematerializacja, znana również jako DEMAT, to proces odchodzący od korzystania z fizycznej dokumentacji w celu prowadzenia dokumentacji finansowej. Zamiast tego dematerializacja wykorzystuje elektroniczne narzędzia do prowadzenia rejestrów w celu śledzenia wszystkich rodzajów transakcji finansowych. Zakres dokumentów, którymi można skutecznie zarządzać za pomocą aplikacji, obejmuje prawie wszystko, od podstawowych zapisów księgowych po certyfikaty zapasowe.

Jedną z głównych zalet tego podejścia do elektronicznej księgowości jest to, że nie ma już potrzeby fizycznego przechowywania kopii bilansów i innych dokumentów księgowych. Dzięki technologii skanowania możliwe jest nawet wykonywanie elektronicznych kopii dokumentów pomocniczych, które zawierają odniesienia do pozycji w elektronicznych zapisach księgowych. Z łatwością można przechowywać wszystko na dysku twardym lub serwerze. Aby zabezpieczyć się przed utratą lub uszkodzeniem, pliki kopii zapasowych można łatwo tworzyć i przechowywać poza witryną.

Oprócz podstawowej dokumentacji księgowej dematerializacja umożliwia także wyeliminowanie potrzeby posiadania fizycznych certyfikatów giełdowych. Elektroniczne kopie zapasów można archiwizować w celu łatwego wyszukiwania. W przypadku gdy akcjonariusz potrzebuje szybko kopii zapasów, można uzyskać do nich dostęp i przesłać je metodami elektronicznymi, takimi jak e-mail lub chroniona transmisja FTP.

Dematerializacja umożliwia również upoważnionym osobom pracę z tymi samymi dokumentami w tym samym czasie. W przypadku fizycznych metod prowadzenia ksiąg dwie osoby pracują jednocześnie nad książkami. Gdy proces rozliczania jest całkowicie elektroniczny, kilka osób może jednocześnie wykonywać różne funkcje. Zespół może tworzyć nowe faktury, księgować płatności otrzymane za poprzednie faktury i przygotowywać szeroki zakres raportów jednocześnie.

Nie ma wątpliwości, że proces dematerializacji może przynieść korzyści użytkownikom na kilka sposobów. Prowadzenie dokumentacji wymaga znacznie mniej miejsca, jest łatwo dostępne ze zdalnych lokalizacji i umożliwia wielu użytkownikom jednoczesny dostęp do ksiąg rachunkowych. Obecnie istnieją płatne, a także bezpłatne pakiety oprogramowania do księgowości i dokumentacji finansowej, które mogą pomóc dowolnej firmie lub organizacji w osiągnięciu pełnego statusu dematerializacji z łatwością. W przypadku oprogramowania księgowego istnieją również produkty online, które umożliwiają osobie fizycznej lub firmie utworzenie zestawu wirtualnych książek. Bezpiecznie załadowane na serwery produktu, upoważnione osoby mogą uzyskiwać dostęp do rejestrów i pracować z nimi z dowolnego miejsca z aktywnym połączeniem internetowym.