Co to jest bezpośredni spis materiałów?
Bezpośrednia inwentaryzacja materiałów to szczegółowe rozliczenie materiałów dostępnych do produkcji, ale jeszcze nieużywanych. Należą do nich surowce do produkcji wraz z materiałami eksploatacyjnymi służącymi do świadczenia usług, takimi jak okablowanie elektryczne dla kontrahentów. Utrzymanie dokładnej ewidencji zapasów na każdym etapie produkcji jest ważne, aby kontrolować koszty i zidentyfikować nadwyżkę, straty i kradzież. Pomocne mogą być programy komputerowe, choć w niektórych przypadkach preferowane lub nawet konieczne są zapisy w formie papierowej.
Obejmuje to wszystkie elementy, które trafiają do produkcji gotowych produktów lub usług. Ponadto firmy muszą wziąć pod uwagę materiały pośrednie, różne przedmioty, które są trudniejsze do śledzenia. W przykładzie bezpośrednie materiały dla elektryków obejmują takie rzeczy, jak gniazdka i okablowanie. Natomiast lut i taśma elektryczna są materiałami pośrednimi, ponieważ trudniej jest je wyśledzić dla każdego projektu.
Zapasy wyraźnie identyfikują wszystkie dostępne bezpośrednie materiały i dostarczają informacji o ich liczbie i lokalizacji. Bezpośrednia inwentaryzacja materiałów może być wykorzystana do śledzenia przepływu materiałów eksploatacyjnych w firmie i może pomóc w identyfikacji problemów, takich jak brakujące komponenty. Może także pomóc personelowi zlokalizować rzeczy, kiedy będą ich potrzebować i upewnić się, że będą mieli dość na projekt. Na przykład pracownicy liniowi w firmie przygotowującej się do rozpoczęcia produkcji mogą sprawdzić lokalizację i liczbę wszystkich niezbędnych komponentów w bezpośrednim wykazie materiałów, aby zapewnić, że produkcja może się rozwijać.
Sporządzenie bezpośredniej inwentaryzacji materiałów jest również konieczne do celów księgowych. Firmy chcą śledzić wartość zapasów, w tym zapasów na różnych etapach procesu produkcyjnego. Surowce mogą być drogie, a błędy w deklaracjach finansowych mogą prowadzić do przypadkowego zapłacenia większej kwoty podatków lub napotkania innych problemów. Firmy ubezpieczeniowe mogą także wymagać szczegółowych inwentarzy, ponieważ nie chcą wypłacać roszczeń za rzeczy, których firmy faktycznie nie miały pod ręką.
Ciągle aktualizowane zapasy komputerowe są powszechnym podejściem do bezpośredniego spisu materiałów. Dostarczają one w czasie rzeczywistym informacji o tym, co firma ma i gdzie jest ona do natychmiastowego odniesienia. Personel może być odpowiedzialny za wprowadzanie aktualizacji podczas przenoszenia materiałów eksploatacyjnych. Zazwyczaj robi się to po zadaniu, podczas generowania dokumentacji do klientów z rachunkami i aktualizowania dokumentacji firmy, ponieważ pracownicy mogą szybko określić liczbę zużytych materiałów eksploatacyjnych i zmienić numery zapasów. Firmy mogą również korzystać z technologii identyfikacji za pomocą częstotliwości radiowej do śledzenia elementów, które zmieniają pozycję w obiekcie.