Co to jest zestaw dokumentów?
Składanie dokumentów to proces tworzenia dokumentów elektronicznych przy użyciu segmentów wcześniej istniejących dokumentów w celu skompilowania lub złożenia nowego dokumentu. Procesem tym można zarządzać ręcznie lub korzystać z różnego rodzaju oprogramowania do automatycznego łączenia szablonów ze źródłami danych jako sposobu składania nowego dokumentu. Proces ten można z powodzeniem stosować we wszystkim, od stworzenia nowego kontraktu po przygotowanie listów do nowej kampanii sprzedażowej.
Rzeczywisty proces montażu dokumentu wymaga użycia edytora tekstu jako podstawowego narzędzia do tworzenia nowego dokumentu. W najprostszym podejściu wymaga to użycia pustego dokumentu jako punktu wyjścia dla projektu. Następnie kompilator otwiera inne dokumenty tekstowe, które są już w magazynie, lokalizując sekcje lub segmenty, które są istotne dla celu nowego dokumentu. Narzędzia zawarte w oprogramowaniu pozwalają kompilatorowi skopiować żądany tekst ze starszych dokumentów i wkleić ten sam tekst na nowym dokumencie. Kompilator może również dodawać świeży tekst, aby powiązać wszystkie wklejone segmenty w jeden spójny i logiczny przepływ informacji, dostosować rozmiary czcionek, kolory i typy do potrzeb nowego dokumentu, a następnie zapisać i zapisać dokument, aż będzie potrzebny do dystrybucji.
Chociaż proces składania dokumentu może być obsługiwany ręcznie, możliwe jest również użycie zaawansowanych opcji oprogramowania do automatycznego pobierania danych z pamięci i importowania ich do nowego dokumentu. Na przykład, jeśli zespół sprzedaży chciałby przygotować listy informujące o wydaniu nowego produktu dla istniejącej bazy klientów, treść nowego szablonu listu można złożyć, importując tekst z broszury sprzedażowej. Inny dokument może zawierać elektroniczną kopię nagłówka spółki. Aby zakończyć projekt, oprogramowanie do składania dokumentów uzyskuje dostęp do bazy danych sprzedaży i importuje nazwy klientów i adresy do odpowiednich pól nowego szablonu listu. W tym momencie listy można wydrukować lub wysłać jako e-maile do wszystkich klientów.
Jedną z zalet montażu dokumentów jest to, że takie podejście pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Na przykład przygotowanie dużej liczby listów dystrybucyjnych do dystrybucji może zająć godziny lub nawet dni, w zależności od liczby listów, które należy zaadresować i wydrukować. Używając oprogramowania do obsługi procesu montażu, projekt, który w innym przypadku byłby całodzienny, można ukończyć w ciągu dwóch godzin lub krócej. Z tej perspektywy montaż dokumentów pomaga zwiększyć produktywność, co ostatecznie pozwala na większą rentowność firmy.