Co to jest automatyzacja dokumentów?

Automatyzacja dokumentów to proces, w którym dokumenty komputerowe są tworzone w sposób półautomatyczny. Ten rodzaj oprogramowania jest szeroko stosowany przez firmy, podmioty prawne i każdego, kto tworzy szeroki zakres dokumentów. Dokument jest zwykle tworzony przy użyciu szablonu z pytaniami i obszarami, które można łatwo zamienić i zmienić. Chociaż dobre dla niektórych aplikacji, inni przekonają się, że automatyzacja dokumentów nie jest tak pomocna w produkcji dokumentów.

Automatyzacja dokumentów zaczyna się od szablonu. Na przykład, jeśli firma prawna zostanie zakontraktowana w celu napisania umowy najmu, używany jest szablon dokumentu leasingu. Ten szablon ma cały wymagany tekst, aby uczynić go oficjalnym, wraz z obszarami, w których firma może szybko wprowadzić szablon dla specyficznych potrzeb klienta.

Jednym ze sposobów wprowadzania tych zmian w automatyzacji dokumentów są pytania. Te pytania są ukierunkowane na formularz lub szablon i są wytwarzane, aby formularz został natychmiast zmieniony dla potrzeb klienta. Pytanie na przykład w dokumencie pożyczki może być to, czy pożyczka wynosi 10, 20 lub 30 lat. Wszystkie obszary, w których informacje te mają zastosowanie, zostaną zmienione w celu koordynacji z podaną odpowiedzią.

Istnieją również obszary, w których pisarz może szybko zmienić tekst. Jest to najczęściej używane do wypełnienia nazwy klienta i danych kontaktowych. Można również użyć menu rozwijanego, które wyświetlają przykłady pisania zapasów. Grafika może być również manipulowana, zwłaszcza jeśli program automatyzacji dokumentów jest opracowany dla firm, ponieważ firma prawdopodobnie będzie chciała dodać swoje logo do dokumentu. Posiadając obszar, w którym można dodać i zmienić grafikę, firma może dodać logo za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Automatyzacja dokumentów jest zwykle tworzona jako samodzielny program lub dodatek. To pozwala użytkownikowi trzymać się swojego ulubionego programu i po prostu korzystać z funkcji automatyzacjimontaż dokumentów lub użyj zupełnie innego programu, który może mieć funkcje braku innych programów. W obu przypadkach komputer użytkownika musi być w stanie zaspokoić potrzeby pamięci i przetwarzania programu, jeśli oprogramowanie montażowe ma się poprawnie funkcjonować.

Większość firm uważa, że ​​oprogramowanie do montażu dokumentów będzie przydatne, ale są takie, które nie. Jeśli firma jest poświęcona pisaniu odręcznego każdego dokumentu i uczynieniu każdego z nich, wówczas automatyzacja procesu nie będzie przydatna. Jeżeli większości dokonanych dokumentów nie można zastosować do formularza, ponieważ każdy z nich jest znaczący, wówczas automatyzacja dokumentów również nie jest przydatna.