Co to jest automatyzacja dokumentów?
Automatyzacja dokumentów to proces, w którym dokumenty komputerowe są tworzone w sposób półautomatyczny. Tego typu oprogramowanie jest szeroko stosowane przez firmy, osoby prawne i każdego, kto produkuje szeroki zakres dokumentów. Dokument jest zazwyczaj tworzony przy użyciu szablonu zawierającego pytania i obszary, które można łatwo zamieniać i zmieniać. Chociaż jest to dobre dla niektórych aplikacji, inne uznają, że automatyzacja dokumentów nie jest aż tak pomocna w tworzeniu dokumentów.
Automatyzacja dokumentów rozpoczyna się od szablonu. Na przykład, jeśli firma prawna jest zobowiązana do spisania umowy najmu, stosuje się szablon dokumentu leasingu. Ten szablon zawiera cały wymagany tekst, aby był oficjalny, wraz z obszarami, w których firma może dokonywać szybkich zmian, aby dostosować szablon do konkretnych potrzeb klienta.
Jednym ze sposobów wprowadzenia tych zmian w automatyzacji dokumentów są pytania. Te pytania są skierowane do formularza lub szablonu i są tworzone, aby formularz był natychmiast zmieniany zgodnie z potrzebami klienta. Na przykład pytanie dotyczące dokumentu pożyczki może dotyczyć tego, czy pożyczka ma trwać 10, 20 czy 30 lat. Wszystkie obszary, w których te informacje mają zastosowanie, zostaną zmienione w celu skoordynowania z udzieloną odpowiedzią.
Istnieją również obszary, w których autor może szybko zmieniać tekst. Jest to najczęściej używane do wypełnienia nazwy klienta i informacji kontaktowych. Można również użyć menu rozwijanych wyświetlających przykłady pisania zapasów. Można także manipulować grafiką, zwłaszcza jeśli program automatyzacji dokumentów jest stworzony dla firm, ponieważ firma prawdopodobnie będzie chciała dodać swoje logo do dokumentu. Dzięki obszarowi, w którym można dodawać i zmieniać grafiki, firma może dodać logo za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Automatyzacja dokumentów jest generalnie wykonywana albo jako samodzielny program, albo jako dodatek. Pozwala to użytkownikowi pozostać przy swoim ulubionym programie i po prostu użyć funkcji automatyzacji do składania dokumentów lub użyć zupełnie innego programu, który może mieć funkcje, których brakuje innym programom. W obu przypadkach komputer użytkownika musi być w stanie obsłużyć pamięć i potrzeby przetwarzania programu, jeśli oprogramowanie asemblera ma działać poprawnie.
Większość firm uzna oprogramowanie do montażu dokumentów za przydatne, ale niektóre nie. Jeśli firma poświęca się pisaniu odręcznie każdego dokumentu i różnicowaniem każdego dokumentu, automatyzacja procesu nie będzie przydatna. Jeśli większość utworzonych dokumentów nie może być zastosowana do formularza, ponieważ każdy z nich jest zasadniczo inny, automatyzacja dokumentu również nie jest przydatna.