Czym jest Enterprise Content Management?

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie to oprogramowanie do zarządzania dokumentami pisanymi. Ten typ oprogramowania najczęściej znajduje się w dużych korporacjach lub instytucjach. Wymagania dotyczące tego typu oprogramowania wynikały z zastosowania edytorów tekstu do opracowywania treści oraz potrzeby zarządzania tym procesem z dużą liczbą redaktorów i współpracowników.

Istnieją dwie klasy rozwiązań do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie: zarządzanie treścią witryny i zarządzanie treścią procesów biznesowych. Obie klasy zapewniają standardowy zestaw funkcji i funkcjonalności zaprojektowanych w celu usprawnienia zarządzania dokumentami, edycji, wersjonowania i zatwierdzania. Rzeczywista implementacja tych koncepcji różni się między dwiema opcjami. Ma to wpływ na przejrzystość i proces biznesowy wymagany do korzystania z tych systemów.

W systemie zarządzania treścią strony internetowej wynik przepływu pracy jest publikowany na stronie internetowej firmy. Wszystkie dokumenty, wersje robocze i wersje są przechowywane i przechowywane na serwerze WWW. Aby uzyskać dostęp do tego systemu, użytkownicy wchodzą do Internetu i uzyskują dostęp do strony internetowej firmy. Wprowadzają nazwę użytkownika i hasło, aby wyświetlić treść, którą są odpowiedzialni za tworzenie, edycję i zatwierdzanie.

Każdy dokument, który zostanie opublikowany na stronie internetowej, musi zostać utworzony w tym systemie. Autor artykułu przedkłada go zespołowi do edycji. Różni użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do dokumentu, edytować i zapisywać swoje zmiany. Oprogramowanie śledzi zmiany dokonane przez każdą osobę i utrzymuje wersje we właściwej kolejności.

Pod koniec procesu edycji dokument jest przesyłany do zatwierdzającego do recenzji. Osoba zatwierdzająca sprawdza ostateczną wersję roboczą i jest w stanie zobaczyć wszystkie dokonane zmiany i zmiany oraz przez kogo. Po zatwierdzeniu dokument jest publikowany na stronie internetowej.

System zarządzania treścią dla procesów biznesowych jest skonfigurowany na sieciowym serwerze dokumentów i znajduje się za zaporą korporacyjną. Dostęp jest przyznawany na podstawie twojego stanowiska i poziomu odpowiedzialności. W tym środowisku wszystkie dokumenty są przechowywane w oprogramowaniu do edycji tekstu, co umożliwia użytkownikom łatwe korzystanie z istniejących narzędzi w celu spełnienia wymagań.

Dokumenty mogą być oparte na szablonach lub formularzach i są przechowywane we wspólnym repozytorium. Użytkownicy uzyskują dostęp do szablonów i aktualizują je w razie potrzeby. Po zakończeniu dokumenty są księgowane we wspólnym katalogu, a powiadomienie jest wysyłane do następnej osoby w procesie biznesowym. W razie potrzeby przeglądają i edytują dokument. Po zakończeniu dokument zostaje zatwierdzony i nie można wprowadzać dalszych zmian.