Co to jest administracja biura wykonawczego?
Kierownik to zazwyczaj ktoś, kto zajmuje stanowisko wyższego szczebla w firmie, na przykład kierownik lub asystent kierownika. Administracja dba o potrzeby tej osoby i potrzeby, które musi spełniać kierownictwo, aby właściwie wykonywać swoją pracę. Zazwyczaj administracja biura wykonawczego przekłada się na dbanie o potrzeby biurowe i niektóre osobiste potrzeby pracownika wysokiego szczebla, aby mógł on z powodzeniem wykonywać pracę. Taka opieka może obejmować wiele różnych rzeczy.
Kiedy ludzie patrzą na programy szkoleniowe z zakresu administracji biurowej, często mówi się, że przygotują ich do zarządzania małymi biurami lub zajmowania niższych stanowisk, takich jak sekretarka lub asystent administracyjny. Ilość pracowników w biurze może dyktować stanowisko i obowiązki, a niektórzy ludzie prowadzą całe biuro z tytułem jak sekretarz wykonawczy. Administracja niekoniecznie przekłada się na zarządzanie biurem, co jest ważnym rozróżnieniem, gdy ludzie wybierają karierę.
Zasadniczo każdy personel pomocniczy w biurze kierowniczym wykonuje jakąś administrację biura wykonawczego. Zadania, które mogą być podejmowane lub wykonywane codziennie, to odbieranie telefonów, odbieranie wiadomości i umawianie spotkań. Każdy pracownik w biurze może użyć stenografii, aby nagrać podyktowane litery, a następnie wpisać je, zweryfikować, uzyskać podpis i wysłać. Większość biur musi również prowadzić rejestr swoich działań, a asystenci administracyjni lub sekretarki mogą być odpowiedzialni za utrzymanie systemu plików, archiwizowanie wszystkich zapisów i wyciąganie potrzebnych plików, zgodnie z wymaganiami.
Archiwizowanie niekoniecznie jest już w formie papierowej, a administracja biura wykonawczego najprawdopodobniej użyje kilku biznesowych programów komputerowych do utrzymania pewnych zapisów. Podobnie, podczas gdy w przeszłości odbieranie telefonów i pisanie listów mogło być najczęstszym źródłem komunikacji, osoba pracująca dzisiaj w administracji biura wykonawczego może dziś wysyłać SMS-y, tweety lub wiadomości e-mail do osób w biurze lub poza nim. Nadal prawdopodobne jest, że osoby wchodzące w skład zespołu administracyjnego biura wykonawczego mogą mieć bezpośredni kontakt z opinią publiczną lub innymi osobami w firmie, które zatrzymują się w biurze na spotkania lub rozmawiają z dyrektorem wykonawczym, a niektórzy pracownicy mogą wymagać interwencji dla tego dyrektora, jeśli nie jest on dostępny na wizyty lub długie spotkania.
Część tej administracji odpowiada na potrzeby władzy wykonawczej. Mogą one obejmować prowadzenie dla niego kalendarzy, umawianie lub odwoływanie spotkań oraz planowanie planów transportu i podróży, jeśli jest to wymagane. Praca może również obejmować bardziej osobiste zadania, takie jak komunikowanie dat i godzin z rodziną dyrektora lub zbieranie rzeczy, takich jak pranie chemiczne.
Na najwyższym szczeblu administracji biura wykonawczego znajduje się zarząd, a ci pracownicy mogą uczestniczyć we wszystkich wyżej wymienionych czynnościach, jednocześnie zarządzając biurem i wszelkimi pracownikami. Może to oznaczać, że działają oni jako przełożeni, mogą zatrudniać, zwalniać lub dyscyplinować, a także organizować spotkania lub komunikować się z pracownikami w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania biura. Na wszystkich poziomach pracowników w tych biurach celem jest profesjonalna i wydajna praca wspierająca pracę kierownictwa. Oczywiście rodzaj pracy może się różnić w zależności od tytułu każdego kierownika i rodzaju firmy, dla której zatrudniony jest pracownik biurowy i kierownictwo.