Co to jest zarządzanie wydatkami?
Zarządzanie wydatkami jest procesem do śledzenia wydatków pracowników lub w przypadku samozatrudnienia w celu zarządzania wydatkami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej. Posiadanie takich systemów jest ważne dla prawidłowego dokumentowania wydatków na zgłoszeniach takich jak oświadczenia podatkowe, a także kontrola pracowników, aby upewnić się, że są one zgodne z zasadami firmy. Wiele firm produkuje oprogramowanie do zarządzania wydatkami, które pomogą w tym procesie, ułatwiając prawidłowe śledzenie wydatków.
W spółkach dowolnej wielkości pracownicy mogą ponieść wydatki w imieniu firmy w ramach swojej pracy. Niektóre firmy pozwalają pracownikom zrobić to tylko za zgodą, tak jak gdy właściciel małej firmy wysyła pracownika do sklepu zaopatrzenia w celu zaspokojenia określonej potrzeby. Inni mogą zapewnić pracownikom rachunki wydatkowe, umożliwiając im korzystanie z funduszy do preautoryzowanych celów bez wcześniejszego sprawdzania. W obu przypadkach konieczne jest zarządzanie wydatkami.
Pracownicy przedłożają dokumentację dlar WSZYSTKIE wydatki, które ponoszą. Obejmuje to szczegółowy podział, pokazujący, w jaki sposób wydają pieniądze i jak dotyczy firmy. Wydatki mogą obejmować rozrywkę klientów, żywność i mieszkania podczas podróży biznesowych, wypożyczalnia samochodów, przelot i tak dalej. Firma może kontrolować wydatki, aby upewnić się, że znajdują się w rozsądnych granicach, takich jak zasiłek firmy na posiłki. Osoby, które twierdzą, że nadmierne lub niezwykłe wydatki mogą podlegać ścisłej kontroli i mogą mieć przywileje cofnięte, jeśli firma uważa, że ich wydatki są obraźliwe.
Oprogramowanie może ułatwić zarządzanie wydatkami. Księgowi lub personel zasobów ludzkich mogą ustanowić profile dla każdego pracownika w celu śledzenia wydatków. Oprogramowanie ułatwia spojrzenie na wcześniejszą historię, śledzenie zmian i pobierania wydatków związanych z poszczególnymi zdarzeniami. W przypadku audytu personel może ocenić profile pracowników pod kątem oznak nieuczciwychDziałalność, podobnie jak podwójne wpływy, roszczenia o wydatki biznesowe, gdy pracownicy byli na podróży osobiste i tak dalej.
W przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek zarządzanie wydatkami jest ważne, aby odpowiednio obniżyć koszty i śledzić wydatki na podatki. Wydatki te można traktować jako odliczenia podatkowe, o ile dokumentacja jest pod ręką i są odpowiednio sklasyfikowane. Niektóre kategorie wydatków, takie jak rozrywka, podlegają ścisłej analizie organów podatkowych, a programy zarządzania wydatkami mogą dostarczyć wskazówek i wskazówek, aby zmniejszyć ryzyko audytu podatkowego, takie jak flagowanie wydatków, które wydają się nieproporcjonalnie wysokie w porównaniu z innymi wydatkami lub dochodem.