Co to jest zarządzanie wydatkami?
Zarządzanie wydatkami to proces śledzenia wydatków pracowniczych lub, w przypadku samozatrudnienia, osobiście zarządzający wydatkami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej. Posiadanie takich systemów jest ważne dla prawidłowego dokumentowania wydatków na dokumentach, takich jak deklaracje podatkowe, a także kontroli pracowników, aby upewnić się, że przestrzegają oni zasad firmy dotyczących wydatków. Wiele firm produkuje oprogramowanie do zarządzania wydatkami, które pomaga w tym procesie, ułatwiając prawidłowe śledzenie wydatków.
W firmach dowolnej wielkości pracownicy mogą ponosić wydatki w imieniu firmy w ramach swojej pracy. Niektóre firmy zezwalają na to pracownikom tylko za zgodą, na przykład gdy właściciel małej firmy wysyła pracownika do sklepu z artykułami biurowymi, aby zaspokoić określoną potrzebę. Inni mogą udostępniać pracownikom rachunki wydatków, umożliwiając im wykorzystanie środków na cele autoryzowane bez uprzedniej kontroli. W obu przypadkach konieczne jest zarządzanie wydatkami.
Pracownicy przedstawiają dokumentację wszystkich ponoszonych wydatków. Obejmuje to szczegółowy podział, pokazujący, w jaki sposób wydali pieniądze i jak odnoszą się one do firmy. Wydatki mogą obejmować rozrywkę dla klientów, wyżywienie i zakwaterowanie w podróży służbowej, wynajem samochodu, przelot i tak dalej. Firma może kontrolować wydatki, aby upewnić się, że mieszczą się w rozsądnych granicach, takich jak diety dietetyczne firmy na posiłki. Osoby żądające nadmiernych lub nietypowych wydatków mogą podlegać ścisłej kontroli i mogą zostać pozbawione przywilejów, jeśli firma uzna, że ich wydatki są obelżywe.
Oprogramowanie może ułatwić zarządzanie wydatkami. Księgowi lub pracownicy działu personalnego mogą konfigurować profile dla każdego pracownika w celu śledzenia wydatków. Oprogramowanie ułatwia przeglądanie poprzedniej historii, śledzenie zmian i podnoszenie wydatków związanych z określonymi wydarzeniami. W przypadku audytu personel może oceniać profile pracowników pod kątem oznak nieuczciwej działalności, takich jak podwójne paragony, roszczenia z tytułu wydatków służbowych, gdy pracownicy byli na osobistych wyjazdach i tak dalej.
W przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek zarządzanie wydatkami jest ważne, aby utrzymać koszty na niskim poziomie i odpowiednio śledzić wydatki na podatki. Wydatki te mogą być traktowane jako odliczenia podatkowe, o ile dokumentacja jest przechowywana pod ręką i są odpowiednio sklasyfikowane. Niektóre kategorie wydatków, takie jak rozrywka, podlegają ścisłej kontroli ze strony organów podatkowych, a programy zarządzania wydatkami mogą dostarczyć wskazówek i sztuczek, aby zmniejszyć szansę kontroli podatkowej, takich jak oznaczanie wydatków, które wydają się nieproporcjonalnie wysokie w porównaniu z innymi wydatkami lub dochód.