Co to jest rachunkowość zarządzania zapasami?
Rachunkowość zarządzania zapasami to wewnętrzny proces biznesowy wykorzystywany przez firmy w celu zapewnienia właściwej kontroli zapasów. Proces ten jest często częścią działu księgowości i wiąże się z intensywnym wykorzystaniem pakietu oprogramowania do automatycznej księgowości firmy. Uzgodnienia stanowią dużą część rachunkowości zarządzania zapasami, ponieważ księgowi będą musieli przejrzeć informacje przechowywane w programie komputerowym i porównać je z faktycznymi zapasami w magazynie firmy. Dostępnych jest kilka różnych opcji dla firm, które muszą wprowadzić proces księgowania zarządzania zapasami.
Jednym z pierwszych problemów, które firma musi podjąć w ramach procesu rozliczania zarządzania zapasami, jest prowadzenie systemu zapasów wieczystych lub okresowych. System wieczysty aktualizuje konta magazynowe za każdym razem, gdy firma kupuje, sprzedaje lub dostosowuje pozycje magazynowe w oprogramowaniu księgowym. System ten zapewnia również firmie dokładny zapis zapasów pod względem całkowitej kwoty dolarów. Konieczne jest mniejsze uzgodnienie podczas procesu ciągłej inwentaryzacji, ponieważ system utrzymuje stałą ścieżkę inwentaryzacji.
Okresowe systemy inwentaryzacji są mniej intensywne niż systemy wieczyste. Jednak system jest mniej dokładny i wymaga pełnego spisu co kilka tygodni lub miesięcy. Księgowi będą musieli utworzyć zapis zapasów z pakietu oprogramowania i porównać go z zapasami rzeczywistymi. Poważne korekty są często konieczne w celu skorygowania głównych różnic między dwiema wartościami zapasów.
Inną ważną częścią rachunkowości zarządzania zapasami jest wybór systemu wyceny zapasów. Typowe metody wyceny zapasów księgowych obejmują FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) i średnią ważoną. Wiele firm korzysta z metody FIFO, ponieważ jest ona prosta i powoduje, że starsze zapasy są sprzedawane jako pierwsze, co zmniejsza ryzyko odpisów na przestarzałe zapasy. Wycena zapasów LIFO najpierw sprzedaje nowe zapasy; często skutkuje to wyższymi kosztami sprzedawanych towarów i niższym dochodem netto. W związku z tym LIFO spowoduje niższe zobowiązanie podatkowe dla spółki na koniec roku.
Kontrole wewnętrzne są kolejną częścią rachunkowości zarządzania zapasami. Kontrole te ograniczają liczbę pracowników, którzy mogą uzyskiwać dostęp do informacji o zapasach lub dokonywać korekt lub innych czynności księgowych związanych z zapasami. Na przykład kontrole ograniczą dostęp do systemu, utworzą ścieżki audytu, aby menedżerowie mogli zobaczyć, który pracownik pracował nad projektami inwentaryzacji, blokując fizyczny inwentaryzację w bezpiecznych lokalizacjach i korzystając z okresowych audytów w celu uzyskania opinii strony trzeciej na temat procesu inwentaryzacji firmy. Inne kontrole mogą być konieczne w zależności od procedur operacyjnych firmy i branży, takich jak produkcja lub sprzedaż detaliczna.