Co to jest uzgadnianie zapasów?
Uzgadnianie zapasów jest procesem, w którym firma równoważy swoje zapasy fizyczne z danymi w księgach rachunkowych. Dostępne są dwa typy systemów do uzgadniania zapasów. Firmy mogą korzystać z systemu okresowych lub wieczystych zapasów do prowadzenia tej działalności. Jak sugerują nazwy, okresowy system inwentaryzacji wymaga uzgadniania inwentaryzacji kilka razy w roku, na przykład co kwartał; metoda wieczysta nie ma tego wymogu, ponieważ wystarczy roczna inwentaryzacja. W każdym systemie konieczna jest fizyczna liczba zapasów w celu porównania rzeczywistych pozycji z raportami księgowymi, aby księgowi mogli dokonać niezbędnych korekt.
W ramach każdego systemu zapasów proces rozpoczyna się od tych samych wczesnych kroków. Osoba z działu księgowości zazwyczaj wychodzi i liczy wszystkie pozycje fizyczne wymienione jako zapasy. Kopia spisu książek z komputera może pomóc w prowadzeniu księgowego podczas liczenia spisu z natury. Wszelkie różnice między zapasami wymienionymi na wydruku komputerowym a faktycznymi zapasami wymagają oznaczenia w raporcie. Wszystkie zapasy muszą się liczyć przed rozpoczęciem procesu uzgadniania.
Po zakończeniu obliczeń fizycznych księgowi mogą rozpocząć proces uzgadniania zapasów. Ten proces wymaga, aby księgowy porównał swoje liczby fizyczne z pozycjami wymienionymi w systemie księgowym. Wszelkie różnice i wynikające z nich różnice w dolarach muszą mieć wyraźny zapis w raporcie uzgodnienia. Księgowy musi znaleźć przyczynę tych różnic i wyśledzić wszelkie niepoprawne zapasy. Na przykład zapasy sprzedane, ale jeszcze nie zarejestrowane w księdze rachunkowej, mogą spowodować różnicę zapasów podczas procesu uzgadniania.
Cel procesu uzgadniania zapasów jest dwojaki. Po pierwsze, firma podaje dokładniejsze dane na temat swoich sprawozdań finansowych, zarówno rachunku zysków i strat, jak i bilansu. Właściwe wyciągi i raporty księgowe odzwierciedlają prawdziwą wartość firmy i pozwalają interesariuszom na dokonywanie lepszych osądów. Po drugie, dokładne saldo zapasów może zapobiec przepłacaniu podatków. Agencje rządowe mogą naliczać podatki od niesprzedanych zapasów pod koniec każdego roku; zbyt dużo zapasów na koniec roku zwiększa te podatki.
Uzgodnienie zapasów może pomóc firmie udowodnić, że ma odpowiednią kontrolę wewnętrzną. Kradzież, zepsucie i uszkodzone zapasy mogą znacznie zwiększyć koszty prowadzenia działalności przez firmę. Brak odpowiedniej kontroli kosztów związanych z zapasami może szybko pochłonąć zyski firmy. Audytorzy często patrzą na kontrole wewnętrzne jako część procesu zewnętrznego przeglądu firmy. Krajowe standardy rachunkowości mogą również wymagać zgodności z procedurami uzgadniania zapasów dla niektórych rodzajów spółek.