Co to jest zarządzanie fakturami?
Zarządzanie fakturami to wewnętrzna funkcja biznesowa odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami od dostawców lub dostawców. Faktury stanowią dokument źródłowy w rachunkowości. Dokumenty źródłowe zawierają szczegółowe informacje dotyczące transakcji finansowej. Dostawcy zwykle świadczą usługi zewnętrzne, takie jak konserwacja, usługi komunalne, artykuły biurowe lub reklama dla firm. Dostawcy reprezentują firmy, które zapewniają przedsiębiorstwom zasoby gospodarcze. Zasoby ekonomiczne obejmują surowce i bezpośrednią siłę roboczą potrzebną do wytworzenia dóbr lub usług konsumpcyjnych. Firmy stosują procesy zarządzania fakturami, aby zapewnić dostawcom i dostawcom terminowe otrzymywanie płatności.
Typowym procesem zarządzania fakturami jest trójstronny system dopasowywania występujący w funkcjach rozrachunków z dostawcami. Zamówienia zakupu reprezentują wewnętrzne informacje firmy, które dają indywidualne uprawnienia do zakupu przedmiotów od dostawców lub dostawców. W przedsiębiorstwie zwykle istnieją dwie kopie zamówień zakupu. Jeden jest wysyłany do dostawcy lub dostawcy, a drugi jest przechowywany w dziale księgowym firmy. Dokument wchodzi w grę później podczas procesu zarządzania fakturami.
Firmy korzystające z oprogramowania technologii biznesowej mogą korzystać z elektronicznych kopii zamówień zakupu. Zamiast przechowywać kopię papierową w pliku, firmy mogą skanować te informacje do bazy danych serwera. Umożliwia to osobom przeglądanie lub pobieranie zamówienia w razie potrzeby. Oprogramowanie biznesowe może również zwiększyć dokładność informacji o zamówieniu zakupu.
Drugim dokumentem w systemie zarządzania fakturami z dopasowaniem trójstronnym jest bilet odbiorczy. Bilet odbiorczy i wskazuje, że wszystkie towary lub usługi zostały odebrane przez firmę zgodnie z zamówieniem. Za odbiór biletów zwykle odpowiada magazyn firmy lub personel administracyjny. Kopia zamówienia zakupu i biletu odbioru jest wysyłana do księgowości w celu sfinalizowania płatności faktury.
Wielu dostawców i dostawców oferuje klientom 30 dni na spłatę przed oszacowaniem opłat i odsetek od niespłaconych sald. Urzędnicy odpowiedzialni za rozliczenie złożą zgłoszenie i zamówienie w zaległym pliku. Po otrzymaniu końcowej faktury od dostawcy z żądaniem zapłaty, urzędnik ds. Zobowiązań dopasuje wszystkie trzy dokumenty, aby zapewnić zgodność informacji. Dopasowanie informacji do każdego dokumentu stanowi trzon trójstronnego systemu zarządzania fakturami. Firmy rzadko płacą dostawcom lub dostawcom, jeśli dokumenty się nie zgadzają. Po zakończeniu procesu rozliczania się urzędnicy wycinają czek na fakturę, żądają podpisu od właściciela lub odpowiedniego kierownika i przesyłają czek pocztą.
Firmy mogą korzystać z niestandardowych systemów zarządzania fakturami. Właściciele firm i menedżerowie opracują system, który najlepiej obsługuje ich funkcje back office i księgowości. Większe organizacje otrzymujące kilkaset faktur miesięcznie mogą chcieć prostszego systemu niż dopasowanie trójstronne. Zarządzanie fakturami nie wymaga od wszystkich firm korzystania z tego samego systemu.