Co to jest przetwarzanie faktury?

Przetwarzanie faktury to seria procedur obsługi faktur, aby upewnić się, że są one wypłacane w odpowiednim czasie. Poszczególne firmy zwykle mają własne systemy przetwarzania, z udziałem członków personelu księgowego, a także przełożonych i innych pracowników. Oprogramowanie do pomocy w przetwarzaniu faktury jest dostępne w celu usprawnienia procesu, ułatwienia lokalizacji rekordów i zapewnienia szybkiego dostępu do aktualnych zaległych faktur.

Proces rozpoczyna się od dostarczenia faktur faksem, e -mailem, pocztą lub innym systemem. Członek personelu księgowego musi otworzyć i przejrzeć fakturę, aby zdecydować, jak postępować. Może mieć numer zamówienia, wskazując, że osoba odpowiedzialna za to zamówienie musi go zweryfikować. Może to obejmować sprawdzenie faktury w stosunku do rzeczywistych otrzymanych pozycji i sprawdzenie, czy osoba zatwierdziła zakup. Jeśli nie ma numeru zamówienia zakupu, księgowy musi zbadać dokument, aby ustalić, jaki rodzaj produktulub usługa jest w trakcie dyskusji.

W elektronicznych systemach przetwarzania faktury ludzie mogą rejestrować dane faktury, w tym dostawcę pochodzenia, szczegóły, terminu i tak dalej, tworząc śledzącą pozycję bazy danych. Nadzorcy rachunkowości mogą żądać list oczekujących faktur posortowanych według terminu i innych parametrów. Gdy księgowy zatwierdzi płatność, fundusze można wysłać czekiem, transferem funduszy elektronicznych i innych metod, korzystając z informacji o dostawie w pliku. Jeśli dostawca jest nowy, dział księgowości może wymagać skontaktowania się w celu zebrania informacji, jeśli dane rozliczeniowe nie są kompletne.

Firmy rejestrują swoje płatności czekiem lub numerem potwierdzenia, w zależności od tego, jak składają fundusze, aby stworzyć rekord pokazujący, kiedy i jak dokonują płatności. Po wysłaniu pieniędzy dział rachunkowości może zauważyć, że faktura jest wypłacana i wypłacić ją z kolumny płatności rachunków w tKsięgi spadkobierców. Jeśli spór pojawi się w związku z płatnościami, zapisy te są dostępne do przeglądu, aby dowiedzieć się, gdzie płatność poszła na manowce i jak rozwiązać problem.

Liczba kroków związanych z przetwarzaniem faktury może się różnić, w zależności od firmy i systemów, z których korzysta. Niepowodzenie są wbudowane, aby uniknąć problemów, takich jak podwójne płatności, płacąc za nieautoryzowane zakupy lub brak zapłaty faktury na przydzielonych warunkach. W małej firmie jedna osoba może być odpowiedzialna za te płatności, podczas gdy większe firmy mogą mieć rozdział płatnego całego rachunku odpowiedzialny za obsługę wszystkich przetwarzania faktury, dla każdego dostawcy dostawców usług użyteczności publicznej do podwykonawców, których spółka korzysta z określonych projektów.

.