Co to jest przetwarzanie faktur?
Przetwarzanie faktur to szereg procedur obsługi faktur, aby upewnić się, że są one opłacane w odpowiednim czasie. Poszczególne firmy zwykle mają własne systemy przetwarzania, w których uczestniczą członkowie personelu księgowego, a także przełożeni i inny personel. Dostępne jest oprogramowanie wspomagające przetwarzanie faktur, które usprawnia proces, ułatwia lokalizowanie zapisów i zapewnia szybki dostęp do bieżących zaległych faktur.
Proces rozpoczyna się od dostarczenia faktury faksem, pocztą elektroniczną, pocztą lub innym systemem. Członek księgowości musi otworzyć fakturę i przejrzeć ją, aby zdecydować, jak postępować. Może mieć numer zamówienia zakupu wskazujący, że osoba odpowiedzialna za to zamówienie zakupu musi je zweryfikować. Może to obejmować sprawdzenie faktury pod kątem faktycznych otrzymanych przedmiotów i sprawdzenie, czy dana osoba zatwierdziła zakup w pierwszej kolejności. Jeśli nie ma numeru zamówienia, księgowy musi sprawdzić dokument, aby ustalić, jaki rodzaj produktu lub usługi jest przedmiotem dyskusji.
W systemach elektronicznego przetwarzania faktur ludzie mogą rejestrować dane do faktury, w tym dostawcy, szczegóły, termin i tak dalej, tworząc śledzenie pozycji bazy danych. Inspektorzy księgowi mogą zażądać list oczekujących faktur posortowanych według terminu i innych parametrów. Po zatwierdzeniu płatności przez księgowego środki można wysłać czekiem, elektronicznym transferem środków i innymi metodami, korzystając z informacji o dostawcy w pliku. Jeśli dostawca jest nowy, dział księgowości może potrzebować kontaktu w celu zebrania informacji, jeśli dane rozliczeniowe nie są kompletne.
Firmy rejestrują swoje płatności za pomocą numeru czeku lub potwierdzenia, w zależności od tego, w jaki sposób przekazują środki, aby utworzyć rejestr pokazujący, kiedy i jak dokonali płatności. Po wysłaniu pieniędzy dział księgowości może zauważyć, że faktura została zapłacona i przenieść ją z kolumny zobowiązań w swoich księgach. Jeśli powstanie spór dotyczący płatności, zapisy te są dostępne do wglądu, aby dowiedzieć się, gdzie płatność poszła na manowce i jak rozwiązać problem.
Liczba kroków związanych z przetwarzaniem faktur może się różnić w zależności od firmy i używanych systemów. Wbudowane są zasady bezpieczeństwa, aby uniknąć problemów, takich jak podwójne płatności, płatności za nieautoryzowane zakupy lub niezapłacenie faktury w wyznaczonych warunkach. W małej firmie jedna osoba może być odpowiedzialna za te płatności, podczas gdy większe firmy mogą mieć cały dział odpowiedzialny za rozliczenia, odpowiedzialny za obsługę całego przetwarzania faktur, dla każdego dostawcy, od dostawców mediów po podwykonawców, których firma używa do konkretnych projektów.