Co to jest outsourcing procesów wiedzy?
Outsourcing procesów wiedzy (KPO) dotyczy korzystania z zewnętrznego źródła lub usługi do zarządzania wiedzą i zarządzaniem informacjami w organizacji. Z praktyki tej najczęściej korzystają firmy, którym brakuje odpowiednich zasobów ludzkich lub czasu na zarządzanie wieloma zadaniami. Outsourcing przetwarzania wiedzy generalnie kosztuje mniej i oferuje większy zakres wiedzy i umiejętności zawodowych niż wewnętrzne zarządzanie informacjami.
W wielu firmach brak odpowiedniego personelu do obsługi bieżących, złożonych lub czasochłonnych zadań może być ogromnym wyzwaniem. Zadania takie jak obsługa klienta, technologie informacyjne (IT) i funkcje administracyjne można lepiej zarządzać poprzez sieć firm outsourcingowych. Pozwala to na przeprowadzanie istotnych działań firmy bez uszczerbku dla jakości produkcji towarów i usług wymaganych przez klientów.
Outsourcing procesów wiedzy najczęściej jest zawierany z firmami zewnętrznymi, które specjalizują się w co najmniej jednym obszarze specjalizacji call center, finansowej lub IT. Rutynowe zadania, takie jak obsługa połączeń z obsługą klienta lub przetwarzanie informacji o płatnościach, mogą być wykonywane przez outsourcingowe centrum telefoniczne. Ponadto outsourcing prowadzi do lepszego zarządzania wsparciem często potrzebnym w procesach informatycznych.
Wiele firm korzysta z usług outsourcingu procesów wiedzy zlokalizowanych na półkuli wschodniej w celu obniżenia kosztów i działania w dodatkowych strefach czasowych. Ta praktyka zmniejsza koszty godzinowe, ponieważ pracownicy w tych regionach zazwyczaj pracują za niższe płace i nie wymagają świadczeń pracowniczych. Ponadto dostępnych jest więcej wyszkolonych specjalistów zajmujących się rutynowymi sprawami, które nie kolidują z ogólnymi działaniami firmy.
Innym powodem, dla którego firmy korzystają z outsourcingu procesów wiedzy w niektórych branżach, jest wysoki wskaźnik rotacji zatrudnienia. Jest to szczególnie prawdziwe w karierach o dużym stresie, takich jak obsługa klienta lub technologia informacyjna. Konieczność ciągłego zastępowania pracowników odbija się negatywnie na budżecie zasobów ludzkich; dlatego łatwiej i taniej jest znaleźć natychmiastowe wsparcie od firmy zewnętrznej, która obsługuje ten proces na zewnątrz.
W niektórych branżach outsourcing procesów wiedzy postrzegany jest jako bardziej produktywny. Ponieważ wiele firm działa na całym świecie, wykwalifikowany personel spełniający pilne potrzeby ważnych projektów oznacza lepsze wyniki w dłuższej perspektywie. Zamiast spędzać miesiące próbując gromadzić zespoły robocze, firmy outsourcingowe mogą czerpać z dostępnych zasobów i szybko i skutecznie realizować projekty przy niższych całkowitych kosztach.
Istnieje tendencja w kierunku firm z branży IT, inżynierii i komunikacji, polegających bardziej na outsourcingu procesów wiedzy. Ponieważ projekty stają się coraz bardziej złożone, firmy muszą mieć szerokie spektrum talentów, aby pracować nad projektami do ich ukończenia, a nie tylko obsługiwać małe części. Outsourcing większej części projektów pracy może przynieść korzyści, na których firmy są bardziej skoncentrowane na wymagającym rynku światowym.