Co to jest przetwarzanie zamówień?
Przetwarzanie zamówień jest terminem używanym do identyfikacji wspólnych zadań związanych z realizacją zamówienia na towary lub usługi złożone przez klienta. Procedura przetwarzania rozpoczyna się od przyjęcia zamówienia od klienta i nie jest uważana za kompletną, dopóki klient nie otrzyma produktów i nie określi, że zamówienie zostało dostarczone dokładnie i całkowicie. Firmy często poświęcają dużo czasu i wysiłku na opracowanie skutecznej strategii przetwarzania zamówień, zwiększając w ten sposób możliwość nawiązania długoterminowej współpracy z klientami.
Rzeczywiste podejście do przetwarzania zamówień będzie się różnić w zależności od złożoności zamówienia i rodzaju zamawianych produktów. W niektórych przypadkach przetwarzanie zamówień może być prawie natychmiastowe. Na przykład, jeśli kupujący złoży zamówienie na pobranie oprogramowania lub e-booka, przetwarzanie zamówienia zwykle obejmuje wyłącznie kupującego, który dokonuje płatności za produkt, sprzedającego rejestrującego sprzedaż i przyjmującego płatność oraz natychmiastowej dostawy e-book lub oprogramowanie poprzez pobranie.
Gdy w przetwarzanie zamówień zaangażowane są dobra fizyczne, powszechnie stosuje się bardziej złożone podejście. Klienci mogą składać zamówienia, przesyłając pisemne żądanie, telefonicznie lub za pomocą formularzy zamówień online, które są kierowane bezpośrednio do sprzedawcy. Każde zamówienie jest następnie kierowane do centrum dystrybucji, w którym rodzaj i ilość przedmiotów zamówionych przez klienta są zbierane i przygotowywane do wysyłki. Aby ułatwić ten proces, większe firmy często obsługują wiele centrów dystrybucji, które są strategicznie zlokalizowane, co pozwala na jak najszybszą dostawę do klienta.
Po otrzymaniu zamówienia klient kończy przetwarzanie zamówienia, sprawdzając dostarczone towary. Jeśli rzeczy są faktycznie zamówione przez klienta i nie są w żaden sposób uszkodzone, wówczas cykl przetwarzania zamówienia jest uważany za zakończony. Jeśli otrzymane elementy są nieprawidłowe lub są w jakikolwiek sposób uszkodzone, przetwarzanie nie jest uważane za zakończone, dopóki problemy nie zostaną rozwiązane.
Wydajne i dokładne przetwarzanie zamówień jest niezbędne dla sukcesu każdego rodzaju działalności. Naprawdę wydajny system będzie wymagał weryfikacji zamówień u klientów, aby upewnić się, że nie ma pytań o to, czego chce klient. Po zweryfikowaniu zamówienia elementy potrzebne do jego dokładnego wypełnienia należy odebrać w odpowiednim czasie. Po zebraniu niezbędnych produktów należy je bezpiecznie zapakować i dostarczyć klientowi w obiecanym terminie. Brak skutecznego zarządzania którymkolwiek z tych zadań zwiększa szanse na rozczarowanie klienta, a tym samym utratę możliwości powtórzenia transakcji.