Co to jest formalności?
Dokumenty to ogólny termin określający wiele różnych formularzy, faktur, list, CV i prac, które należy wypełnić w każdej firmie. Chociaż komputery w większości wyeliminowały pewne formalności, takie jak papierowe notatki, w większości biur nadal potrzebne są formularze i inne dokumenty. W wielu biurach te same dokumenty mogą być przetwarzane i przetwarzane przez wiele osób przed ich złożeniem, przechowaniem lub zniszczeniem.
Wielu ekspertów ds. Wydajności biurowej doradza, aby każdy kawałek papieru udał się do miejsca, w którym powinien być od razu, aby zajął się tym działem lub osobą. Po przeczytaniu i pracy z każdym kawałkiem papieru można go złożyć, strzępić, wyrzucić, poddać recyklingowi lub zawiesić na tablicy ogłoszeń. Papierkową robotę, która jest nadal potrzebna do ukończenia, można przechowywać w wielopoziomowej tacy. Tace powinny być oznakowane, aby uniknąć mieszania się stosów papieru na tacach.
Klasyczny sposób etykietowania tac lub koszy w biurkowym wielopoziomowym uchwycie na dokumenty polega na wstawianiu i wyjmowaniu słów. Kosz wejściowy jest przeznaczony dla dokumentów przychodzących, które należy wykonać, a kosz wyjściowy zawiera dokumenty wyjściowe, które są gotowe. Niektórzy pracownicy biurowi nadal opisują tace biurkowe w ten sposób, podczas gdy inni mogą całkowicie zrezygnować z etykiet. Niektórzy pracownicy nie używają wielopoziomowych tac do dokumentów, ale mogą używać wiszących teczek do przechowywania dokumentów w głębokiej szufladzie biurka.
Wydaje się, że niektórzy pracownicy przechowują większość dokumentów w stosie na biurku, ale większość ekspertów ds. Organizacji biznesowych sugeruje, aby mieć najbardziej aktualny projekt na pulpicie. Inne projekty dokumentów mogą być przechowywane w tacach lub plikach w celu ułatwienia wyszukiwania informacji. Konieczność przeszukania zdezorganizowanych dokumentów w celu znalezienia czegoś może obniżyć produktywność.
Rodzaje papierkowej roboty wspólne dla większości firm obejmują formularze, raporty, akta prawne, wytyczne projektowe, oceny pracowników, faksy, listy, raporty wysyłkowe, zamówienia i faktury. Wiele firm korzysta z zamówień i faktur komputerowych oraz e-maili, a nie listów. Jednak większość firm drukuje ich kopie dla innych działów, takich jak dział księgowości. Niektóre biura mogą być praktycznie pozbawione papieru, ale wiele wciąż pracuje nad tym, aby dojść do tego punktu. Większość firm dziś przetwarza swoje dokumenty, gdy tylko jest to możliwe, a pudełka do recyklingu papieru są powszechnym widokiem w dzisiejszych biurach.