Co to jest usługa płacowa?
Zasadniczo pracownicy otrzymują wynagrodzenie według ustalonej stawki, na podstawie stawki godzinowej lub wynagrodzenia. W Stanach Zjednoczonych pracodawcy są zobowiązani do płacenia ubezpieczenia społecznego, Medicare, odszkodowania dla pracowników, podatków stanowych, federalnych i często lokalnych za każdego pracownika. Pracodawca musi również odliczyć część tych podatków i innych opłat od wypłaty pracownika, a wszystkie te transakcje muszą zostać zarejestrowane do celów kontrolnych i podatkowych.
Usługa płac to firma, która za opłatą będzie obsługiwać wszystkie te funkcje niezależnie, zwalniając czas właściciela firmy na ważniejsze sprawy. Po założeniu konta pracodawca zapewnia po prostu usługę płacową z listą wszystkich pracowników, przepracowanych godzin i ewentualnych odchyleń. Dane te są następnie przetwarzane, a środki przekazywane są z banku pracodawcy na konto usługi płacowej. Pracownicy otrzymują wynagrodzenie czekiem standardowym lub przelewem bezpośrednim. Pracodawca otrzymuje następnie raporty płac i podatków.
Usługa płac często oferuje również inne usługi. Pracodawcy mogą powierzyć zarządzanie służbowym świadczeniem usług i świadczeniami emerytalnymi. Można również śledzić urlop i czas wolny. Niektóre usługi płacowe oferują nawet opcję zarządzania płatnościami podatkowymi pracodawcy, radzenia sobie z problemami związanymi z czasem pracy i zarządzaniem pracą, pomocy w przestrzeganiu przepisów podatkowych, zarządzania wydatkami, a nawet pomocy w kontroli wstępnej. Usługa płacowa rutynowo zajmuje się również niezbędnymi formalnościami w celu bezpośredniego wpłaty czeków pracowniczych. Opłaty za usługi płacowe różnią się w zależności od wielkości konta i rodzajów świadczonych usług. Zwykle pobierana jest opłata za osobę plus opłata za wystawiony czek.
Pierwsza firma usługowa została założona w 1949 r. Przez byłego senatora z New Jersey Franka Lautenberga oraz braci Henry'ego i Josepha Trauba. Początkowo nazwana Automatic Payrolls, firma oferowała proste usługi płacowe za pomocą kalkulatora elektromechanicznego i maszyny księgowej Comptometer. Automatyczne listy płac, które później przemianowano na Automatyczne przetwarzanie danych (ADP), nadążały za technologią. ADP stał się pionierem w dziedzinie komputerowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, począwszy od kart dziurkowanych, a skończywszy na najbardziej wyrafinowanej technologii w branży.
ADP rozwijał się poprzez przejmowanie mniejszych firm płacowych, a ostatecznie wszedł na giełdę w 1961 roku. Firma stale się rozwija i jest uznawana za lidera w branży usług płacowych z ponad 500 000 klientów i ponad 40 000 pracowników. Obecnie ADP obsługuje nie tylko usługi płacowe, ale także różnorodne usługi maklerskie i dealerskie.
Sukces ADP służył jako model biznesowy usług płacowych, a koncepcja ta ewoluuje wraz z ulepszaniem technologii. Obecnie wiele usług płacowych łączy się ze swoimi klientami bezpośrednio przez Internet. Klient może po prostu wprowadzić dane płacowe do swojego portalu internetowego, a transakcja zostanie natychmiast przetworzona. Klient ma dostęp do całej dokumentacji płac i personelu, a informacje te mogą być aktualizowane w razie potrzeby. Raporty są szybko dostępne, co upraszcza zadania płacowe w firmie i eliminuje kosztowne błędy.
Rozpowszechnienie skomputeryzowanej usługi płacowej doprowadziło do niektórych przypadków oszustw i bezpośredniej kradzieży funduszy. Dlatego bardzo ważne jest, aby przeprowadzić pewne badania, aby upewnić się, że dana firma świadcząca usługi płacowe jest wiarygodna i wiarygodna. W końcu ta firma będzie miała dostęp do najbardziej poufnych zapisów firmy, w tym do rachunku bankowego. Ponadto, jeśli usługa płac nie zapłaci podatku zgodnie z harmonogramem, firma zostanie pociągnięta do odpowiedzialności i odpowiednio ukarana grzywną. Ponieważ przypadki te są na ogół rzadkie, korzyści wynikające z korzystania z usługi płacowej przeważają nad jakimkolwiek ryzykiem.