Co to jest usługa płac?
Zasadniczo pracownicy otrzymują wynagrodzenie według ustalonej stawki, co godzinę lub wynagrodzenie. W Stanach Zjednoczonych pracodawcy są zobowiązani do zapłaty zabezpieczenia społecznego, Medicare, odszkodowania dla pracowników, stanu, federalnego i często lokalnego podatków dla każdego pracownika. Pracodawca musi również odliczyć część tych podatków i innych opłat od wypłaty pracowników, a wszystkie te transakcje muszą być rejestrowane do celów kontroli i podatkowych.
Usługa płac jest firmą, która za opłatą będzie obsługiwać wszystkie te funkcje niezależnie, uwolnić czas właściciela firmy. Po ustaleniu konta pracodawca po prostu świadczy usługę płacową listę wszystkich pracowników, godzin pracy i wszelkich wariancji. Dane te są następnie przetwarzane, a środki są przenoszone z banku pracodawcy na konto usługi płac. Pracownicy są płacone albo standardowym czekiem lub bezpośrednim depozytem. Pracodawca otrzymuje następnie raporty płacowe i podatkowe.
Usługa płac często oferuje również inne usługi. Pracodawcy mogą przekazać zarządzanie usługami administracji i usług emerytalnych firmy. Można również śledzić wakacje i czas wolny. Niektóre usługi płac oferują nawet opcję zarządzania płatnościami podatkowymi pracodawcy, postępowania z czasem zarządzania czasem i zarządzania pracą, pomoc w zakresie zgodności podatkowej, zarządzaniu wydatkami, a nawet pomocy wstępnej. Usługa płac rutynowo obsługuje również niezbędne dokumenty dotyczące bezpośredniej depozytu wypłaty pracowników. Opłaty za usługi płacowe różnią się w zależności od wielkości konta i rodzajów świadczonych usług. Zwykle istnieje opłata za osobę, a także opłatę za kontrolę.
Pierwsza firma serwisowa płac została założona w 1949 r. Przez byłego senatora New Jersey Franka Lautenberga oraz braci Henry'ego i Josepha Trauba. Początkowo nazwane automatyczne płace, firma oferowała prosteUsługi płac za pomocą kalkulatora elektroechanicznego i komputometru księgowego. Automatyczne listy płac, które później zostały przemianowane na automatyczne przetwarzanie danych (ADP), nadąża za technologią. ADP stał się pionierem w korzystaniu z skomputeryzowanego księgowości, zaczynając od kartek i kończąc na najbardziej wyrafinowanej technologii w branży.
ADP wzrosło, nabywając mniejsze firmy płacowe, a ostatecznie upubliczniła się w 1961 r. Firma nadal się rozwija i jest uznawana za lidera w branży usług płacowych z ponad 500 000 klientów i pracownikami ponad 40 000 osób. Dzisiaj ADP obsługuje nie tylko usługę płac, ale także obsługuje różnorodne usługi maklerskie i dealerów.
Sukces ADP służył jako model biznesowy serwisu płacowego, a ta koncepcja ewoluuje wraz z ulepszeniami technologii. Dzisiaj wiele usług usług płac z klientami bezpośrednio za pośrednictwem Internetu. Klient może po prostu wpisać płacę DATA w portalu internetowym i transakcja jest przetwarzana natychmiast. Klient ma dostęp do wszystkich rekordów płac i personelu, a informacje te można aktualizować, gdy pojawi się potrzeba. Można szybko uzyskać dostęp do raportów, upraszczając zadania płac korporacyjnych i eliminując kosztowne błędy.
Rozpowszechnianie skomputeryzowanej usługi płac doprowadziło do niektórych przypadków oszustwa i jawnej kradzieży funduszy. Dlatego bardzo ważne jest przeprowadzenie niektórych badań, aby zapewnić, że dana firma serwisowa płac jest renomowana i wiarygodna. W końcu ta firma będzie miała dostęp do najbardziej poufnych danych firmy, w tym jej konta bankowego. Ponadto, jeśli usługa płac nie dokona płatności podatkowych zgodnie z harmonogramem, firma zostanie odpowiednio pociągnięta do odpowiedzialności i ukarana grzywną. Ponieważ przypadki te są na ogół rzadkie, korzyści płynące z korzystania z usługi płacowej przewyższają którekolwiek z ryzyka.