Co to jest okresowa inwentaryzacja?
Okresowa inwentaryzacja, znana również jako liczba cykli, polega na przeprowadzeniu fizycznej liczby wszystkich pozycji zawartych w inwentarzu w określonych odstępach czasu w roku podatkowym lub kalendarzowym. Ideą tego rodzaju działań jest identyfikacja wszelkich problemów z zapasami i dokonanie niezbędnych poprawek, aby zachować dokładność ogólnej wartości zapasów. Ten rodzaj działalności pozwala również ustalić, czy bieżące procesy wydawania działają poprawnie i czy konieczne są zmiany w procesach zamawiania w celu utrzymania odpowiedniej ilości określonych pozycji w magazynie.
Proces przeprowadzania okresowej inwentaryzacji rozpoczyna się od oceny bieżącej liczby każdego towaru, który ma być w magazynie. Jest to zarządzane przez porównanie kwoty wymienionej na listach zapasów z tym, co jest fizycznie obecne w obszarach, w których zapas jest utrzymywany. Jeśli istnieje jakakolwiek rozbieżność między tymi dwiema liczbami, notuje się różnicę. Umożliwia to poprawienie wykazów w celu odzwierciedlenia fizycznej liczby, proces ten jest zwykle określany jako uzgadnianie zapasów.
Wiele firm korzysta z metody okresowej inwentaryzacji jako sposobu prowadzenia dokumentacji inwentaryzacyjnej. Firmy często przerywają ten proces, więc część ogólnego zapasu jest fizycznie liczona co sześć do ośmiu tygodni. Większe firmy mogą zdecydować się na przeprowadzanie miesięcznych inwentaryzacji, w zależności od złożoności zadania. Na przykład firmy tekstylne często rejestrują sprzęt i części przechowywane w ekwipunku w tak zwanych kodach materiałowych; co około sześć tygodni inwentaryzowana jest wybrana liczba kodów materiałowych, co umożliwia fizyczne zliczenie wszystkich kodów w ciągu roku. Oprócz tych okresowych obliczeń przeprowadzana jest również pełna inwentaryzacja roczna, zwykle na koniec roku obrotowego firmy.
Chociaż czasami stosuje się podejście oparte na okresowej inwentaryzacji zamiast prowadzenia ewidencji wpływów i wypłat z inwentarza w czasie rzeczywistym, nie zawsze tak jest. Wiele firm prowadzi stałą ewidencję i wykorzystuje okresową inwentaryzację jako sposób na wyodrębnienie błędów, które mogą wystąpić, takich jak brak rejestracji wypłaty z inwentarza. Przeprowadzając regularne obliczenia fizyczne, można zidentyfikować różnice, ewentualnie znaleźć przyczynę problemu i wprowadzić zmiany, które zapobiegną ponownemu wystąpieniu tych samych okoliczności. Dodatkową korzyścią jest to, że okresowa inwentaryzacja umożliwia także dokładne obliczenie wszelkich podatków, które mogą mieć zastosowanie do wartości całkowitej inwentaryzacji.