Co to jest administracja personelu?

Administracja personalna, lepiej znana jako zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), to koordynacja i regulacja pracowników w firmie. Obejmuje organizowanie, rekrutację, zatrudnianie, szkolenie i ocenianie pracowników. Istotne są również rozwiązywanie konfliktów i zgodność z prawem. Przy dobrym zespole HR dobrze wykonującym swoją pracę firma często będzie ostatecznie bardziej wydajna i konkurencyjna, generując dodatkowe przychody.

Organizacja

W większości firm dobrze zorganizowana siła robocza przekłada się na większą wydajność, produktywność i przychody. Dlatego pierwszym celem administracji personelu jest takie zorganizowanie wszystkich pracowników, aby mogli oni współpracować i wykonywać zadania w najlepszy możliwy sposób. Przykłady zagadnień w tym obszarze obejmują liczbę potrzebnych działów, liczbę osób w każdym dziale, jaki powinien być stosunek menedżera do pracownika oraz jakie alternatywne łańcuchy poleceń należy stosować, gdy nie można się skontaktować z menedżerami. Organizacja zajmuje się także sposobem przypisywania poszczególnych osób do konkretnych projektów, a także dbaniem o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników w środowisku pracy.

Rekrutacja i zatrudnienie

Gdy osoby z zespołu administracyjnego personelu firmy wiedzą, jak organizować pracowników i ich projekty, zaczynają aktywnie rekrutować i zatrudniać pracowników. Publikują ogłoszenia o dostępnych stanowiskach, organizują lub biorą udział w wydarzeniach takich jak targi pracy oraz przeprowadzają wstępne rozmowy w celu znalezienia najlepiej wykwalifikowanych i doświadczonych kandydatów. Następnie przekazują informacje o ostatecznych kandydatach kierownikom działów, którzy często przeprowadzają ostatnie rozmowy i dzwonią do kogo zatrudnić.

Trening

Pracownicy, którzy są nowicjuszami w firmie, nie zawsze znają zasady i procedury biznesowe, nawet jeśli mają niesamowite doświadczenie i umiejętności. Szkolenie jest prawie zawsze konieczne, aby temu zaradzić. Członkowie działu HR mogą opracowywać szkolenia i dokumentację potrzebną do wydajnej pracy pracowników. Zebrali się również i nadzorowali dodatkowe szkolenia, takie jak te potrzebne do awansu na inne stanowisko w firmie. W niektórych przypadkach współpracują z różnymi instytucjami edukacyjnymi w celu opracowania programów, które pozwolą pracownikom uzyskać certyfikaty lub stopnie związane z branżą.

Oszacowanie

Większość firm chce wiedzieć, że ich pracownicy osiągają określony poziom. Chcą także wiedzieć, że pracownicy dobrze przestrzegają zasad i procedur. Dlatego jednym z obowiązków zespołu administracyjnego personelu jest opracowanie technik i narzędzi, które menedżerowie mogą wykorzystać do celów oceny. Typowym przykładem jest ustandaryzowany formularz przeglądu wyników pracy pracownika. Pracownicy działu HR wykorzystują dane zebrane za pośrednictwem tych pozycji do analizy działalności w firmie i podejmowania decyzji, takich jak zwiększenie wynagrodzenia.

Rozwiązanie konfliktu

Zaletą korzystania z ludzi nad maszynami jest to, że jednostki mogą być innowacyjne i wyświetlać logiczne procesy myślowe oparte na doświadczeniu, ale ludzie nie zawsze się dogadują, starając się to zrobić. Dział HR jest odpowiedzialny za rozwiązywanie konfliktów, które mogą powstać w firmie, szczególnie między różnymi poziomami zarządzania. Pracują również nad rozwiązywaniem konfliktów, które nie mają charakteru interpersonalnego, takich jak nowy pracownik, który czuje się nie na miejscu w swoim środowisku pracy. Konieczne jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji związanej z tymi działaniami, ponieważ niektóre konflikty ostatecznie prowadzą do działań dyscyplinarnych lub rozwiązania umowy, które, jeśli nie zostaną właściwie wykonane, mogą prowadzić do procesów sądowych.

Pracownicy zarządzający personelem mają zazwyczaj łatwiejszy czas rozwiązywania konfliktów, gdy mają solidne ramy przejrzystych zasad i procedur, na których można polegać. Zasady i procedury pozwalają pracownikom działu personalnego pozostać obiektywnymi, próbując znaleźć realne rozwiązania. Zapewniają również, że wszelkie proponowane rozwiązania są zgodne z celami firmy. Zespół HR ściśle współpracuje z członkami kierownictwa w celu opracowania dokumentacji zasad i procedur z tego powodu.

Zgodność z prawem

Członkowie zespołu HR przyglądają się zasadom i przepisom nie tylko dla ich firmy, ale i dla ich jurysdykcji. Zapewniają, że pracownicy wypełniają na przykład odpowiednie formularze podatkowe, a wszelkie inne dokumenty wymagane przez rząd. To zadanie jest trudne, ponieważ nowe przepisy są regularnie uchwalane, co wymaga od pracowników administracji personelu dostosowania działań i dokumentacji w firmie. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ nieprzestrzeganie choćby jednego przepisu może zagrozić reputacji i działalności firmy.