Co to jest drobna gotówka?
Większość firm wymaga niewielkiej ilości gotówki na pokrycie niektórych wydatków, takich jak artykuły biurowe i tym podobne. Zwykle nazywa się to drobną gotówką, a słowo drobna jest zepsutą wymową francuskiego drobnego pieniądza, co oznacza mały lub mały. Większość małych firm ma niewielki fundusz pieniężny w wysokości około 100 USD. Większe firmy, zwłaszcza te, które mają wiele działów, mogą mieć znaczną część tej gotówki w posiadaniu różnych powierników.
Właściciele firm mogą pomyśleć, że nowoczesna firma nie musiałaby mieć drobnych zapasów gotówki, ponieważ tak łatwo jest korzystać z bankomatów czy kart kredytowych. Zaletą gotówki jest to, że każdy pracownik może z niej korzystać, podczas gdy karty firmowe są zwykle ograniczone do kilku użytkowników. Drobna gotówka oszczędza konieczności zapewnienia większej liczbie pracowników dostępu do kart kredytowych i maksymalizuje liczbę pracowników, którzy mogą być zatrudnieni do załatwiania spraw w celu uzyskania drobnych rzeczy dla firmy.
Podobnie jak w przypadku wszelkich wydatków biznesowych, drobną gotówkę należy śledzić dokładnie. Kiedy pracownicy z niego korzystają, muszą przedstawić pokwitowania swoich zakupów. Wielu właścicieli firm lub opiekunów pieniężnych musi także prowadzić dziennik wydatków. Czasami fundusze są czasami rejestrowane za pośrednictwem systemu kuponów. Ludzie mogą dokonywać drobnych zakupów za własne pieniądze i otrzymać zwrot pieniędzy poprzez wypełnienie kuponu. Każdy kupon jest sposobem na śledzenie wydatków, aby upewnić się, że się sumują.
Sprawa polegająca na upewnianiu się, że suma gotówkowa jest bardzo ważna. Brak śledzenia, gdzie trafia gotówka, może łatwo prowadzić do nadużyć. Zwykle firmy muszą upewnić się, że kwota wszelkich paragonów lub kuponów plus gotówka zawsze równa się całkowitej dopuszczalnej wartości drobnej gotówki. Gdy kupony lub rachunki zaczynają rosnąć, a gotówka maleje, firma uzupełnia kwotę gotówki i upewnia się, że wszystkie wydatki zostały należycie zarejestrowane zgodnie z metodą księgową stosowaną przez firmę.
Inną ważną rzeczą jest upewnienie się, że gotówka jest przechowywana w bezpiecznym miejscu. Gotówka jest oczywiście niezabezpieczona, gdy jest pozostawiona w otwartym miejscu i powinna być przechowywana w sejfie, kasie lub coś w rodzaju zamkniętej szuflady. Zwykle jedna osoba ma do niego dostęp i jest nazywana opiekunem. W niektórych firmach, takich jak sklepy detaliczne, w kasach dostępna jest znaczna ilość gotówki. Możliwe jest, że drobna gotówka będzie przechowywana w rejestrze, lub pracodawca może po prostu użyć środków z rejestru na drobne wydatki, pozostawiając kupony lub paragony, które pozwolą każdemu zrównoważyć środki z rejestru po zamknięciu sklepu lub rejestru.