Co to jest zarządzanie procesami?

Zarządzanie procesami to szereg technik, umiejętności, narzędzi i metod używanych do kontrolowania i zarządzania procesem biznesowym w dużym systemie lub organizacji. Termin ten jest najczęściej używany w analizach biznesowych, badaniach wydajności i inżynierii systemów. Celem zarządzania procesami jest jasne zidentyfikowanie i udokumentowanie wszystkich kroków i działań podjętych w celu ukończenia procesu lub przepływu pracy.

Ten rodzaj pracy wymaga dużej uwagi do szczegółów, doskonałych umiejętności komunikacji pisemnej, umiejętności analizy i umiejętności obiektywnego spełnienia wymagań projektu. Zarządzanie procesami obejmuje dokumentowanie bieżącego procesu, ocenę czasu i poziomu wysiłku, a także analizę wydajności, wąskich gardeł i ogólnych kosztów procesu. Ćwiczenia z przeprojektowywania lub zarządzania procesami biznesowymi często zaczynają się od zarządzania procesami i analiz.

Te trzy elementy pozostają takie same, niezależnie od branży lub sektora. Warto zauważyć, że ścisłe przestrzeganie formalnego procesu zarządzania procesem jest uznaną metodą ograniczania kosztów. Dzięki pełnej i przemyślanej analizie wszystkich etapów procesu biznesowego można zaoszczędzić znaczne pieniądze i zasoby w całej organizacji. W wielu przypadkach każda pojedyncza jednostka ignoruje te nieefektywności, ponieważ są one małe i nie mają znaczenia. Jednak w całej organizacji mogą one znacznie obniżyć koszty i zwiększyć wydajność.

W standardowym procesie zarządzania procesem pierwszym krokiem jest przegląd istniejącego procesu. Zazwyczaj obejmuje to przeczytanie instrukcji obsługi, rozmowę z personelem i obserwowanie czynności. Rzeczywisty proces różni się od pisemnych kroków. Wynika to często z nieaktualnych instrukcji lub niepoprawnego uchwycenia wszystkich instrukcji i ich konsekwencji.

Obserwacja personelu jest jednym ze sposobów określenia czasu wymaganego na każdym etapie procesu. Innym sposobem jest po prostu zmierzenie czasu potrzebnego do ukończenia całego procesu i określenie średniego czasu dla każdego kroku. Najskuteczniejszym sposobem jest spędzenie krótkiego czasu w każdej roli.

Praca na stanowisku, szczególnie w środowisku produkcyjnym lub produkcyjnym, szybko uwypukla problemy, mocne i słabe strony obecnego procesu. Daje to również pracownikom możliwość zobaczenia zobowiązania do prawdziwego zrozumienia procesu i może generować więcej dyskusji. Porozmawiaj z pracownikami i przełożonymi, aby naprawdę zrozumieć ich pomysły i zobaczyć, gdzie można wprowadzić ulepszenia.