Co to jest specyfikacja procesu?

Specyfikacja procesu zawiera jasne, szczegółowe instrukcje, które pozwalają każdemu na wykonanie szeregu kroków w celu wykonania zadania, takiego jak złożenie obiektu lub prawidłowe sformatowanie raportu. Kroki te mogą być zgodne ze sztywnym zestawem reguł, aby uczynić je jak najbardziej znormalizowanymi, aby czytelnik mógł je łatwo zrozumieć. W innych przypadkach specyfikacja procesu może obejmować niestandardowy język lub tematy dyskusji i może być mniej powszechnie zrozumiała.

W specyfikacji procesu czytelnik wykonuje serię kroków przedstawionych w formie schematu blokowego. Na każdym etapie mogą znajdować się widelce odzwierciedlające różne podejścia do procesu lub różne produkty końcowe. Jeśli czytelnik dokładnie wykona te kroki, zakończy z produktem końcowym, który powinien być nie do odróżnienia od produktu wyprodukowanego przez inną osobę, która postępuje w tych samych kierunkach. Specyfikacja procesu może uwzględniać indywidualnie wytwarzane produkty lub może wskazywać kierunki produkcji seryjnej przy użyciu urządzeń produkcyjnych.

Producenci stosują specyfikację procesu, aby zapewnić znormalizowane i dokładne zakończenie projektów. Ten dokument można wysłać do innej fabryki, która będzie w stanie wyprodukować dokładnie ten sam produkt końcowy, wykonując poniższe czynności. Kroki szczegółowo opisują rodzaje używanych materiałów, ich kolory i sposób montażu, a także zapewniają szczegółowe rysunki i dyskusje na temat technik wytwarzania. Jasne wytyczne dokumentu umożliwiają reprodukcję produktów bez osobistych instrukcji kogoś z doświadczeniem w ich produkcji.

Produkcja to nie jedyne zadanie, które można znormalizować za pomocą specyfikacji procesu. Opracowywanie oprogramowania, generowanie dokumentów i inne zadania można wykonać za pomocą wytycznych o podobnym charakterze. We wszystkich przypadkach celem jest stworzenie jasnych, zrozumiałych wskazówek, które będą wykonalne dla każdego, kto ma podstawowe szkolenie w tym obszarze zainteresowania. Na przykład asystent administracyjny zaznajomiony z programami do edycji tekstu może postępować zgodnie ze wskazówkami, aby utworzyć raport do użytku administratorów.

Napisanie specyfikacji procesu wymaga szczegółowego zrozumienia procesu i języka używanego w tej konkretnej branży. W przypadku niektórych procesów dostępne są przewodniki znormalizowanej terminologii i konwencji. Mogą to być przydatne zasoby zarówno dla personelu przygotowującego specyfikacje, jak i członków personelu, którzy mogą potrzebować je przeczytać i przestrzegać. Jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania dotyczące specyfikacji procesu, przewodnik często może udzielić odpowiedzi, definiując używany język i umożliwiając czytelnikowi dokładne zrozumienie, co oznacza dana instrukcja.