Co to jest zarządzanie programem?
Zarządzanie programami to organizacja i administrowanie jednym lub większą liczbą programów. Zwykle obejmuje to wszystkie aspekty programu, w tym budżetowanie, operacje i przegląd. Skuteczne zarządzanie programem wymaga organizacji, dobrej komunikacji i dbałości o szczegóły.
Terminy zarządzanie programem i zarządzanie projektem są często używane zamiennie. Chociaż wiele obowiązków i funkcji jest takich samych, obie funkcje różnią się. Zarządzanie programem ogólnie odnosi się do prowadzenia stałej inicjatywy lub takiej, która ma trwać co najmniej kilka lat. Zarządzanie projektem zwykle odnosi się do zarządzania projektem z określoną datą rozpoczęcia i datą zakończenia i składającą się z dość konkretnych rezultatów.
Menedżerowie programów muszą często zarządzać kilkoma krótkoterminowymi projektami lub inicjatywami objętymi auspicjami ich programów. Na przykład korporacja może uruchomić program lojalnościowy dla klientów. Może to polegać na wydawaniu często kupujących kart, wysyłaniu urodzinowych wiadomości e-mail do stałych klientów i oferowaniu takich korzyści, jak specjalna wyprzedaż lub bezpłatna wysyłka do najlepszych klientów. Każda z tych inicjatyw będzie osobnym projektem na etapie tworzenia, ale projekty muszą współpracować, aby stworzyć udany program.
Elementy dobrego zarządzania programem obejmują ustalanie celów, planowanie, organizację i skuteczne wykonanie. Silni menedżerowie programów są w stanie śledzić poszczególne zadania i szczegóły oraz zapewnić, że wszystkie są wykonywane poprawnie i terminowo. Jednocześnie muszą zawsze mieć na uwadze duży obraz i być w stanie dostosować się do zmieniających się priorytetów. Powinny być również dobrymi negocjatorami, którzy mogą dobrze współpracować z innymi działami i zainteresowanymi stronami.
Zarządzanie programem obejmuje szeroki zakres obowiązków. Menedżerowie ci muszą na przykład ustawiać, monitorować i zarządzać budżetem programu. Muszą także wybrać dostawców do wykonania funkcji zleconych na zewnątrz i mogą wymagać nadzoru personelu. Jeśli program jest regulowany przez zewnętrzne źródło, takie jak agencja rządowa, muszą upewnić się, że program spełnia wszystkie zasady i ograniczenia nałożone przez agencję. Od czasu do czasu może być także konieczne składanie sprawozdań na temat statusu finansowego lub operacyjnego programu.
W wielu przypadkach zarządzanie programem oznacza także promowanie korzyści płynących z programu - zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym interesariuszom. W przykładzie programu lojalnościowego menedżer programu musiałby znaleźć sposób na poinformowanie klientów o programie i przekonanie ich do rejestracji. Być może będzie musiał przekonać kierownika ds. Finansów swojej firmy, że program wygeneruje wystarczającą dodatkową sprzedaż, aby zrównoważyć koszty związane z obsługą programu i oferowaniem rabatów. Jeśli program wymaga dodatkowej pracy przez pracowników firmy, kierownik programu może potrzebować pokazać kierownikowi ds. Operacyjnych, w jaki sposób dodatkowy wysiłek ostatecznie przyniesie korzyści jego sklepowi lub działowi.