Co to jest planowanie projektu?
Jako niezbędny element zarządzania projektem, planowanie projektu obejmuje opracowanie elementów działań i harmonogramu, dzięki którym projekt będzie kontynuowany w spójny sposób. W przypadku prawidłowego wykonania planowanie projektu będzie również zawierać docelowe daty wykonania każdego elementu działania, umożliwiając uporządkowane przechodzenie do przodu z innymi elementami w toku. Rzeczywisty plan projektu jest określany jako lista eskalacji w niektórych ustawieniach biznesowych.
Chociaż niektórzy uważają, że planowanie projektu i planowanie procesu są takie same, tak nie jest. Oba są kluczowymi elementami w zarządzaniu projektami, ale skupienie każdego elementu jest raczej komplementarne niż podobne. Planowanie procesów koncentruje się bardziej na wyborze zasobów potrzebnych do projektu, a także zapewnia ogólne ramy dla osiągnięcia pożądanego celu. Natomiast planowanie projektu będzie koncentrować się na identyfikacji i rozmieszczaniu poszczególnych zadań wymaganych do ukończenia każdego etapu projektu z wykorzystaniem zasobów określonych w planowaniu procesu.
Aby utrzymać planowanie projektu na właściwym kursie, kierownik projektu zwykle kieruje zespołem odpowiedzialnym za wdrożenie każdego elementu działania lub kroku niezbędnego do ukończenia projektu. Kierownik pomaga koordynować działania każdego członka zespołu, mierzyć postępy i podejmować decyzje dotyczące zmian w planie projektu, gdy jest to konieczne. Zasadniczo kierownik projektu będzie wspierać zespół w jakikolwiek sposób niezbędny, aby projekt postępował naprzód w sposób terminowy i opłacalny. Kierownik projektu jest również często bezpośrednio odpowiedzialny przed właścicielami firmy i innymi osobami odpowiedzialnymi za ogólną funkcję firmy.
Podobnie jak w przypadku każdego rodzaju planowania biznesowego, planowanie projektu ma na celu uzyskanie jak największych korzyści przy jak najmądrzejszym wykorzystaniu dostępnych zasobów. W tym celu jednym z celów tego rodzaju planowania jest ustanowienie realistycznych danych pod względem tego, ile potrzeba każdego wymaganego zasobu i jak długo będzie on potrzebny. Na przykład plan projektu może wymagać użycia ciężarówek do transportu materiałów na plac budowy. Plan zaplanuje dostawy w zależności od tego, kiedy potrzebne są materiały, umożliwiając firmie wykorzystanie tych ciężarówek do innych celów, gdy nie będzie to konieczne do zakończenia rozważanego projektu.
Obecnie planowanie projektów jest często ulepszane za pomocą oprogramowania do opracowania ogólnego planu i uświadomienia wszystkim członkom zespołu postępów w zakresie bieżącego zestawu elementów działań. Oprogramowanie do planowania projektu ułatwia uporządkowanie elementów działań w najbardziej logicznej kolejności, ustalenie rozsądnych dat zakończenia każdego elementu w planie i śledzenie wszelkich czynników, które wpływają na postęp projektu. Oprogramowanie do planowania może być zastrzeżonym pakietem oprogramowania opracowanym specjalnie na potrzeby jednej firmy lub może być produktem komercyjnym, który dobrze nadaje się do planowania projektu w wielu różnych warunkach biznesowych.