Co to jest zapas surowców?
Zapas surowców to ilość surowców, które są w posiadaniu właściciela w określonym okresie rozliczeniowym. Ocena tego rodzaju zapasów może nastąpić na początku okresu lub na końcu. Określenie początkowego i końcowego bilansu zapasów w danym okresie może pomóc w określeniu zużycia surowców, które wystąpiły w tym okresie, a tym samym wpłynąć na proces zamawiania tych materiałów na przyszłe okresy.
Podobnie jak w przypadku większości rodzajów zapasów, utrzymanie zapasów surowców ma zasadnicze znaczenie dla kontynuacji każdego rodzaju operacji produkcyjnych. Idealnie byłoby, gdyby firma znalazła idealną równowagę między posiadaniem wystarczającej ilości materiałów pod ręką, aby utrzymać najbardziej wydajną stopę produkcji, a jednocześnie utrzymywać zapasy na możliwie najniższym poziomie, zmniejszając w ten sposób kwotę podatków szacowanych na zapasy. Aby osiągnąć ten cel, niezbędne jest monitorowanie odbioru i wydawania materiałów z tego inwentarza.
Jeśli chodzi o prowadzenie dokumentacji księgowej inwentaryzacji surowców, nowe dostawy otrzymanych materiałów są odnotowywane w dokumentacji jako obciążenie. Gdy którykolwiek z surowców jest wydawany z zapasów, najczęściej do wykorzystania w procesie produkcyjnym, wypłata ta jest odnotowywana jako kredyt, zmniejszając w ten sposób całkowitą liczbę jednostek i ogólną wartość zapasów. Wiele firm rejestruje te obciążenia i kredyty do zapasów surowców w czasie rzeczywistym, chociaż w niektórych firmach nadal rejestruje się transakcje codziennie lub nawet raz w tygodniu.
Ustrukturyzowanie procesu zamawiania pomaga utrzymać zapasy surowców na poziomie, na którym jest wystarczająca ilość, aby wesprzeć dalszą pracę zakładu, ale nie na tyle, aby znaczna część zapasów pozostała nietknięta przez dłuższy czas. Monitorując częstotliwość wydawania materiałów z istniejących zapasów i porównując, z tym, ile czasu zajmuje dostawca przetworzenie i dostarczenie nowego zamówienia na surowce, można ustalić szczegółowe wytyczne dotyczące terminowego składania zamówień. Ciągłe monitorowanie zapasów umożliwia dostosowanie częstotliwości i wielkości tych zamówień, dzięki czemu zapasy są utrzymywane w rozsądnej wielkości, co eliminuje potrzebę płacenia dodatkowych podatków od zawyżonych zapasów. Chociaż proces ten został kiedyś wykonany ręcznie, nowoczesne oprogramowanie do inwentaryzacji można łatwo skonfigurować w celu śledzenia aktywności w ekwipunku i automatycznego składania zamówień, gdy jest to konieczne.