Co to jest cykl życia rekordów?

Cykl życia rejestrów przedstawia każdą fazę dokumentu, od stworzenia do zniszczenia. Pomaga firmom i agencjom planować przechowywanie, ochronę, wyszukiwanie i niszczenie informacji na różnych etapach. Rejestry systemy zarządzania cyklem życia zwykle kontrolują dużą ilość informacji w wygodny i bezpieczny sposób.

Planowanie zwykle odbywa się przed wdrożeniem procesów zarządzania cyklem życia rekordów. Włączanie procedur do codziennych procedur pozwala zachować kontrolę i bezpieczeństwo zapisów. Planowanie to zwykle obejmuje techniki gromadzenia, organizacji, konserwacji i usuwania w całym cyklu życia dokumentacji.

Definicja rekordów obejmuje zdjęcia, grafikę, mapy, filmy i taśmy, zarówno audio, jak i wizualne. Zapis odpowiada wszystkim, co można odtworzyć, zwykle przy pomocy innego sprzętu. Definiuje dane z wewnątrz organizacji lub ze źródeł zewnętrznych, a zapis może zostać uznany za oficjalny lub nieoficjalny. Oficjalne zapisy zwykle oznaczają informacje o określonej długości życia.

Dokumenty urzędowe obejmują dokumenty finansowe agencji publicznej, a także wszelkie inne informacje określone przez prawo jako akta publiczne. Informacje prawne, które można wykorzystać w sądzie, mogą również podlegać klasyfikacji oficjalnego rejestru, który należy prowadzić. Przepisy obowiązujące w wielu jurysdykcjach wymagają terminów przechowywania oficjalnych rejestrów, takich jak akta sądowe.

Rekordy są tworzone na podstawie wiadomości e-mail, zarejestrowanych połączeń telefonicznych, drukowanych dokumentów i innych danych pokazujących ewolucję decyzji. Wszystko, co może być przydatne dla firmy lub organizacji w przyszłości, jest zwykle przechowywane zgodnie z cyklem życia dokumentacji. Dzięki postępowi technologicznemu podmioty zwykle przechowują zapisy drogą elektroniczną, aby wyeliminować potrzebę przechowywania papieru.

Porządkowanie informacji i określenie czynników ich wykorzystania w zarządzaniu cyklem życia dokumentacji. Rekord powinien zostać skatalogowany lub złożony w celu łatwego wyszukiwania, gdy jest potrzebny lub wymagany. Formularze, korespondencja i duplikaty są zwykle przechowywane przy użyciu łatwego do zrozumienia i nawigacji systemu archiwizacji.

Rejestry te wymagają również planu konserwacji i ochrony, szczególnie w przypadku danych reprezentujących cenne informacje o stałym cyklu życia. W wielu regionach rekordy o wartości historycznej są archiwizowane w repozytoriach rządowych. Przykłady takich dokumentów to akty urodzenia i zgonu oraz dokumenty prezydenckie.

Gdy dane osiągną koniec swojego cyklu życia, zniszczenie jest dozwolone. Utylizacja może być odpowiednia dla dokumentów lub materiałów używanych do przygotowania oficjalnych dokumentów. Duplikaty mogą również zostać zniszczone po zachowaniu oryginału w jakiejś formie. Niektóre firmy używają niezależnych dostawców usług do śledzenia długości życia rekordu.