Co to jest telekonferencja bez rezerwacji?
Telekonferencje bez rezerwacji to rodzaj konferencji audio, która nie wymaga od klienta wcześniejszej rezerwacji połączenia konferencyjnego. Forma telekonferencji, która pojawiła się na początku lat 90. XX wieku, bezkonkurencyjna telekonferencja stała się jedną z najpopularniejszych form połączeń konferencyjnych wśród organizacji biznesowych i non-profit. Przez lata udoskonalenia tego typu formatu połączeń sprawiły, że jest on jeszcze bardziej przyjazny dla użytkownika, a jednocześnie umożliwia dostawcom konferencji audio oferowanie usługi po wyjątkowo konkurencyjnych stawkach.
W przypadku tradycyjnego połączenia konferencyjnego klient z wyprzedzeniem kontaktuje się z dostawcą i rezerwuje określoną liczbę linii w określonym dniu i godzinie oraz na określony czas. Rezerwacja jest przygotowywana, a następnie pobierana do mostu telekonferencyjnego, gdzie operator konferencji aktywuje rezerwację, zwykle piętnaście do trzydziestu minut przed planowanym czasem rozpoczęcia. Konferencja pozostaje aktywna na moście, dopóki spotkanie nie zostanie zakończone, a wszystkie strony rozłączą się z rozmową. W tym momencie operator konferencji dezaktywuje połączenie i nie będzie można z niego ponownie skorzystać bez utworzenia nowej rezerwacji.
Telekonferencje bez rezerwacji eliminują potrzebę wcześniejszej rezerwacji połączenia konferencyjnego. Chociaż istnieje pewna wariancja formatu, dla konkretnego moderatora konferencji tworzone jest konto bez rezerwacji. Konto ma przypisaną liczbę linii do wykorzystania w danym momencie i jest przypisane do mostu telekonferencyjnego. Dane rezerwacji są aktywowane na moście i są dostępne do wykorzystania przez upoważnioną stronę o każdej porze dnia i nocy, bez konieczności powiadamiania serwisu połączeń konferencyjnych przed użyciem.
Aby uzyskać dostęp do konferencji, moderator otrzymuje bezpłatny numer telefoniczny oraz co najmniej dwa kody bezpieczeństwa. Jeden z kodów jest używany przez moderatora do oficjalnego zainicjowania konferencji, natomiast drugi kod jest używany przez każdego zaproszonego przez moderatora na spotkanie. W przypadku większości konfiguracji połączeń opłaty na koncie ustają, gdy ostatnia linia rozłączy się z sesją połączenia na koniec spotkania.
Po wydaniu numer dial-in i wszelkie kody bezpieczeństwa wydane moderatorowi pozostają na miejscu, dopóki konto zostanie ustanowione u dostawcy. Pozwala to moderatorowi na zorganizowanie połączenia konferencyjnego, po prostu powiadamiając uczestników o terminie spotkania oraz przekazując im numer telefonu i kod uczestnika, aby mogli wprowadzić go za pomocą klawiatury telefonu po wyświetleniu monitu. Charakter telekonferencji bez rezerwacji sprawia, że jest to idealny format do użytku w sytuacjach awaryjnych lub do spotkań cyklicznych, które odbywają się co tydzień, ale niekoniecznie tego samego dnia i godziny każdego tygodnia.
Z biegiem lat wiele funkcji stało się powszechnych w ramach podstawowego formatu telekonferencji bez rezerwacji. Przykładem jest zdolność moderatora do wyciszenia wszystkich linii uczestnika, podobnie jak zdolność moderatora do użycia sekwencji kodów w celu uzyskania linii i zawołania do uczestnika, który nie zadzwonił na konferencję. W ostatnich latach dodanie list obecności stało się częścią podstawowych pakietów telekonferencji bez rezerwacji oferowanych przez większość dostawców. Listy te przechwytują szczegóły, takie jak numery telefonów każdego dzwoniącego uzyskującego dostęp do spotkania, czasy wejścia i wyjścia dla każdej linii, minuty naliczone na każdej linii oraz notacja dowolnego kodu numerycznego, takiego jak kod departamentu lub numer sprawy klienta, który moderator decyduje się na powiązanie ze spotkaniem. Wszystkie te funkcje są w większości przypadków uważane za standardowe i są uwzględnione w podstawowym koszcie za minutę na linię dla usługi.