Co to jest analiza wydatków?

Analiza wydatków to metoda stosowana przez firmy do śledzenia, w jaki sposób firma wydaje pieniądze, a ostatecznym celem jest zmniejszenie wydatków. Informacje o dostawcach, zakupach i zamówieniach są organizowane, a następnie analizowane pod kątem wzorców. Ze względu na ogromne ilości informacji większość firm korzysta ze specjalistycznego oprogramowania do analizy wydatków.

Proces gromadzenia i analizy danych jest trudniejszy niż się wydaje. Aby analiza wydatków była skuteczna, należy wziąć pod uwagę wszystkie aspekty schematów wydatków firmy. Informacje te są zwykle przechowywane w dyskretnych systemach komputerowych w ramach każdego oddziału firmy. Podziały mogą być oddzielone zarówno odległością, jak i językiem. Zebranie wszystkich tych danych i uporządkowanie ich w użytecznym formacie wymaga dużego nakładu czasu i pieniędzy.

Znaczną część złożoności można usunąć za pomocą oprogramowania ułatwiającego analizę wydatków. Pierwsze oprogramowanie do analizy wydatków powstało na początku 2000 roku. Choć nadal bardzo drogie, oprogramowanie eliminuje konieczność pracy ludzkiej i tworzy łatwy interfejs dostępu do uzyskanych informacji.

Oprogramowanie działa poprzez pobieranie danych z istniejących systemów prowadzenia dokumentacji. Mogą to być proste arkusze kalkulacyjne, dane hurtowni lub inne źródła. Dane te są następnie czyszczone, co oznacza, że ​​formatowanie jest ustandaryzowane, zduplikowane rekordy są scalane i znalezione brakujące szczegóły. Następnie oprogramowanie klasyfikuje dane zgodnie ze standardami branżowymi i standardami określonymi przez firmę. Specjaliści ds. Zakupów mogą następnie uzyskać dostęp do danych w celu sporządzania raportów i analiz.

Jednym z ważnych aspektów analizy wydatków jest ocena dostawców. Analiza wydatków może pokazać, którzy dostawcy uzyskują najwięcej pieniędzy od firmy. Firma może wykorzystać te informacje, aby negocjować lepsze oferty lub renegocjować umowy. Większość firm preferuje dostawców, dostawców oferujących najlepszą obsługę lub obniżone ceny zakupu hurtowego. Analiza może ujawnić, że materiały eksploatacyjne lub usługi obecnie kupowane od nie preferowanego dostawcy można kupić od preferowanego dostawcy za mniej.

Firma może także kupować podobne materiały lub usługi od kilku dostawców. Jest to znane jako rozdrobniony towar. Pieniądze można zaoszczędzić, dokonując jednego dużego zakupu od jednego dostawcy, a nie serii małych zakupów od kilku dostawców.

Analiza wydatków pomaga również zidentyfikować wydatki indywidualne. Dzieje się tak, gdy dokonywane są zakupy, które nie są objęte umową. Bez umowy firma jest naliczana pełna cena zamiast ceny negocjowanej określonej w stałej umowie z preferowanym dostawcą. Tego rodzaju wydatki mogą z czasem kosztować firmę dużo pieniędzy.