Co to jest kontrola zapasów?
Kontrola zapasów polega na zarządzaniu zapasami na różnych etapach procesu produkcyjnego, od surowców po produkty gotowe. Dobra kontrola obniży koszty, jednocześnie satysfakcjonując klientów, natomiast słaba kontrola może prowadzić do przekroczenia kosztów i skarg klientów. Wiele firm korzysta z oprogramowania do kontroli zapasów w celu usprawnienia procesu i zwiększenia jego wydajności. Personel na ziemi jest nadal niezbędny do ręcznej weryfikacji stanów magazynowych, przeprowadzania kontroli i rozwiązywania problemów w miarę ich pojawiania się.
Jednym z aspektów kontroli zapasów jest zamawianie zapasów. Dla producentów obejmuje to różnorodne surowce, podczas gdy hurtownicy i detaliści muszą zamawiać gotowe produkty. Celem jest utrzymywanie wystarczającej ilości zapasów do realizacji zamówień, bez nadwyżki. Przechowywanie zapasów jest drogie i może stać się bardzo kosztowne, gdy przechowywane są duże ilości materiału. Istnieje również ryzyko, że zapasy wygasną lub staną się przestarzałe, zanim będą mogły zostać przeniesione, jeśli firma zamówi zbyt dużo.
Zarządzanie zapasami poprzez techniki takie jak rotacja zapasów jest również częścią kontroli zapasów. Firmy zwykle najpierw używają najstarszych produktów, aby wszystkie zapasy były jak nowe. Firma może wymagać zapewnienia kontroli klimatu i innych środków w celu ochrony zapasów, dopóki nie opuści zakładu, a to wszystko jest częścią systemu kontroli. W przypadku firm zajmujących się żywymi organizmami opieka nad zapasami obejmie również dostarczanie żywności i wody oraz sprawdzanie stanu zdrowia. Inne zapasy, takie jak niebezpieczne chemikalia lub amunicja, mogą wymagać zabezpieczenia ze względów bezpieczeństwa.
W miarę opuszczania zapasów systemy kontroli zapasów śledzą go i kompilują informacje, które mogą być przydatne później. Firmy mogą szybko określić, które elementy poruszają się najszybciej, i wykorzystają te informacje, aby zdecydować, ile zamówić w przyszłości. Informacje te są również wykorzystywane w raportach i prognozach sprzedaży, ponieważ ruch zapasów dostarcza ważnych informacji o tym, co firma sprzedaje. Może być również przydatny przy składaniu podatków i innych sprawozdań finansowych, gdy stan zapasów musi być zadeklarowany wraz z innymi aktywami i zobowiązaniami.
Dokładna kontrola zapasów wymaga wiedzy, co jest pod ręką. Oprócz elektronicznego śledzenia zapasów firmy mogą również okresowo przeprowadzać ręczne ręczne inwentaryzacje zapasów, aby fizycznie zlokalizować wszystko na magazynie i upewnić się, że rzeczywiste liczby odpowiadają tym zarejestrowanym na komputerze. Jeśli nie, dochodzenie w celu ustalenia, dlaczego nie jest konieczne. Zapasy mogły zostać zgubione, zagubione, skradzione lub niewłaściwie zarejestrowane. Częste niespójności są oznaką słabej kontroli zapasów i wskazują na potrzebę lepszego zabezpieczenia obiektu lub lepszego przeszkolenia pracowników.