Co to są zamówienia strategiczne?
Podstawową koncepcją strategicznych zamówień jest to, że dzięki zaawansowanym inicjatywom planowania, harmonogramowania i zakupów grupowych firma może uzyskać znaczne oszczędności. Oprócz oszczędności w dolarach twardych dodatkowe oszczędności zostaną wygenerowane dzięki bardziej wydajnej działalności biznesowej, a tym samym zwiększonej rentowności. Wdrożenie strategicznych zamówień w firmie wymaga skupienia się na trzech koncepcjach zakupów: zakupach grupowych, scentralizowanych usługach zaopatrzenia i wykorzystaniu systemów zarządzania danymi dotyczącymi zamówień.
Pojęcia w strategicznych zamówieniach wymagają komunikacji i współpracy między jednostką biznesową a usługami finansowymi, a zamówienia muszą być wdrażane skutecznie. Nawet prosta koncepcja, taka jak zachęcanie do planowanych zakupów, może powodować poważne problemy operacyjne, jeśli nie zostanie to omówione z jednostką biznesową. Na przykład piekarnia może zamawiać suche towary co tydzień, w oparciu o zaplanowane zlecenia pracy na ten okres. Jeśli dział zakupów zdecyduje, że bardziej opłacalne jest zamawianie tych materiałów raz na dwa tygodnie, piekarnia będzie miała trudności z przechowywaniem, dostępem i zapobieganiem stratom.
Grupowe zakupy to proces łączenia całkowitych wymagań dotyczących zasobów dla różnych działów w firmie i wydawania jednego stałego zamówienia. To pojedyncze zamówienie dotyczy większej ilości niż wiele mniejszych zamówień. Dlatego niższe koszty jednostkowe można negocjować z dostawcą. Jeśli działy znajdują się fizycznie w różnych budynkach, umowa może określać okna dostawy i dotyczyć kwestii kosztów dostawy. Praktyka ta jest dość powszechna w dużych firmach w ramach zintegrowanego biznesplanu strategicznego zaopatrzenia.
Koszty administracyjne to koszty ponoszone przez organizację za cały cykl płatności za zamówienia. Obejmuje to wynagrodzenia i koszty wsparcia dla pracowników zaopatrzenia, przetwarzanie faktur, sprawdzanie produkcji i rozwiązywanie zapytań od dostawców. Zorganizowany, zarządzany proces eliminuje znaczną część tych kosztów, ponieważ są one ponoszone tylko raz na każdy towar. Scentralizowany personel zamówień może zapewnić wyższy poziom wsparcia dla jednostek biznesowych i zapewnić przestrzeganie zasad.
Systemy zarządzania zakupami lub zaopatrzeniem są często dostarczane jako część dużego oprogramowania księgowego lub rozwiązań do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Ten moduł służy do tworzenia zapotrzebowań na zakup i zamówień zakupu oraz ich faktur i przetwarzania przyjęć towarów. Ponadto narzędzia analizy i raportowania wbudowane w tego typu system pozwalają działowi zakupów zarządzać procesem biznesowym, określać ogólne koszty dla instytucji i identyfikować potencjalne możliwości oszczędności. Raporty mogą być również wykorzystane do zapewnienia zgodności z polityką i jako dowód w odpowiedzi na wszelkie spory prawne.