Jaki jest najlepszy sposób organizowania plików?
Utrzymywanie porządku w dokumentacji może pomóc ci znaleźć papiery, kiedy ich potrzebujesz, bez konieczności przeszukiwania całego. Niektóre osoby mogą nie poświęcać czasu na organizowanie plików, ponieważ nie są pewni, od czego zacząć, ale ważne jest, aby wszystko było uporządkowane i uporządkowane. Chociaż uporządkowanie plików może wydawać się mało prawdopodobne, szczególnie jeśli patrzysz na przepełnioną szafkę plików, jest to bardzo wykonalne.
Są tacy, którzy mogą nie być pewni, jak długo powinni przechowywać dokumenty. Tak długo, jak twoje dokumenty są niezbędne do celów podatkowych, ważne jest, aby trzymać je od stycznia do wygaśnięcia podatków w następnym roku. Po zakończeniu podatków księgowy może doradzić, jak długo należy przechowywać dokumenty. Dokumenty dotyczące twoich podatków, dokumentacji medycznej, kont emerytalnych i oszczędnościowych oraz dokumentacji mieszkaniowej powinny być przechowywane na stałe. Dokumenty związane z drogimi przedmiotami, takimi jak biżuteria, samochody i antyki, również powinny być przechowywane na stałe. Wyciągi z kart kredytowych, które możesz przechowywać przez siedem lat, i rachunki za media, które zwykle możesz przechowywać przez około rok.
Kiedy chcesz organizować pliki, możesz zaoszczędzić dużo czasu i miejsca, jeśli pozbędziesz się tego, czego nie potrzebujesz. Umieść każdy papier na stosie z innymi odpowiednimi papierami i wszystko, czego nie chcesz, połóż inny stos na strzępy. Po zmniejszeniu rozmiaru wiesz dokładnie, ile miejsca potrzebujesz na swoje pliki.
Foldery Manila są przydatne, gdy przychodzi czas na porządkowanie plików. Napisz na karcie, co zawiera każdy folder i ułóż foldery w kolejności alfabetycznej. Złóż dokumenty zawarte w każdym folderze w kolejności dat, na przykład umieść starsze dokumenty z tyłu, a nowsze z przodu. Łatwiej jest nie tylko znaleźć to, czego potrzebujesz, ale także wtedy, gdy musisz wyczyścić foldery.
Pliki papierowe nie są jedynymi plikami, które mogą zostać niezorganizowane; pliki cyfrowe również mogą. Aby wiedzieć, co musisz uporządkować, przejrzyj wszystkie obszary komputera i wyczyść niepotrzebne pliki, niezależnie od tego, czy są to zdjęcia, czy dokumenty. Jeśli nadal chcesz pliki, rozważ przeniesienie ich na klucz pamięci USB lub na czystą płytę CD.
Aby uporządkować pliki, należy wyznaczyć dla każdego z nich określone miejsce. Podobnie jak w przypadku plików papierowych, twórz pojedyncze foldery na komputerze według określonych kategorii. Na przykład zgrupuj swoje projekty robocze w jednym folderze, a zdjęcia z niektórych rodzinnych wakacji w innym i odpowiednio je oznacz. Niezależnie od tego, czy ich potrzebujesz, czy zdecydujesz, że chcesz je usunąć w przyszłości, dokładnie wiesz, gdzie je znaleźć. Aby mieć pewność, że wszystko pozostanie uporządkowane, pamiętaj o prawidłowym oznaczeniu każdego zapisanego pliku cyfrowego i umieszczeniu go w odpowiednim folderze.
Posiadanie niesystematycznych plików może prowadzić do szaleństwa i frustracji, ale jeśli raz je zorganizujesz, być może nie będziesz musiał tego robić ponownie. Utrzymywanie ich w ciągłej organizacji zapobiegnie ponownemu poświęceniu czasu na wstępny proces organizacji. Poświęcenie czasu na uporządkowanie plików może sprawić, że będziesz w stanie znaleźć to, czego potrzebujesz, gdy jest to potrzebne, bez wyczerpującego procesu wyszukiwania. Ponadto uporządkowanie plików w jednym miejscu pozwoli uniknąć bałaganu, który przelewa się do reszty domu.