Co to jest proces zarządzania zmianą?
Proces zarządzania zmianami to szereg praktyk biznesowych stosowanych do kontrolowania i zarządzania zmianami w dużym systemie lub organizacji. Termin ten jest najczęściej używany w inżynierii systemów lub dużych projektach budowlanych. Celem zarządzania zmianami jest zapewnienie jasnej komunikacji między klientem a usługodawcą na temat żądanych odchyleń od zaakceptowanych specyfikacji, wpływu na linię czasu i prognozowanego kosztu tych zmian. Dodatkową zaletą tego procesu jest sprawdzanie poprawności autoryzacji dla wniosków o zmianę.
Cały proces zarządzania zmianą składa się z trzech elementów: żądanie zmiany, ocena czasu i kosztów wprowadzenia zmiany oraz wdrożenie zmian. Kroki te pozostają takie same, jeśli projekt jest projektem informatycznym lub projektem budowlanym. Warto zauważyć, że ścisłe przestrzeganie formalnego procesu zarządzania zmianami jest uznawane przez sądy za ważne narzędzie zarządzania zmianami w umowach. Firma musi opłacić zmiany, o które wnioskuje i zatwierdza w trakcie procesu, niezależnie od uprawnień wnioskodawcy. Zakłada się, że firma zaprojektowała praktykę biznesową, która postępowała zgodnie z wewnętrznym procesem zatwierdzania.
Aby zarządzać wnioskami o zmianę, wiele firm projektuje formularz, który zawiera wszystkie wymagane informacje. Na przykład formularz żądania zmiany zazwyczaj wymaga podania nazwy osoby żądającej i jej tytułu, uzasadnienia biznesowego dla żądania, wymaganej funkcjonalności i ogólnych implikacji. Uwzględniono także nazwiska osób odpowiedzialnych i testujących i akceptujących zmiany. Po otrzymaniu i przejrzeniu formularza administrator systemu przypisuje numer śledzenia do żądania.
Osoba odpowiedzialna za system lub projekt przegląda teraz szczegóły żądania i oblicza wymagane zasoby, alokację czasu oraz wszelkie koszty związane z wdrożeniem tej zmiany. Podczas tego procesu mogą być wymagane pytania lub wyjaśnienia od wnioskodawcy. Informacje te są zawarte w formularzu wniosku o zmianę.
Jeśli koszty zostaną zaakceptowane, wówczas żądanie zwykle jest dodawane do listy innych żądań zmiany, której priorytetem jest priorytet, w ramach procesu zarządzania zmianami. Praca jest przypisana do określonego obszaru, który będzie współpracować z systemem lub kierownikiem projektu w celu wyjaśnienia wymagań i wprowadzenia niezbędnych zmian. W środowisku informatycznym zmiany te są wprowadzane w systemie testowym. Na testerach spoczywa obowiązek upewnienia się, że zmiany spełniają ich pierwotne wymagania i nie powodują negatywnych wyników. Po pomyślnym zakończeniu testów zmiany są przenoszone do systemu produkcyjnego lub systemu na żywo. Wszelkie problemy lub nowe problemy powstałe w wyniku tej zmiany są sprawdzane i mogą powodować dodatkowe cykle zmian, testowania i wdrażania.