Co to jest proces zarządzania dokumentami?
Proces zarządzania dokumentami to system, w którym dokumenty są organizowane i przechowywane do wykorzystania w przyszłości. Ten proces może być szczątkowy, na przykład gdy ktoś wkłada pokwitowania do pudełka na buty z niewielką lub żadną organizacją. Proces ten może być również bardzo wyrafinowany, na przykład gdy korporacja opracowała złożony zestaw skanerów do zbierania, organizowania i przechowywania informacji uzyskanych z wcześniej zaprojektowanych formularzy, którym przypisano numery referencyjne, zanim zostaną one skatalogowane i zarchiwizowane w magazynach. W obu przypadkach zostały wprowadzone podstawowe elementy zarządzania dokumentami.
Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie dokumentami jest zgodne z założeniem, że dokumenty muszą być gromadzone, zamawiane i archiwizowane zgodnie z pewnym rodzajem planu dla wspólnego celu. W większości przypadków stosuje się zarządzanie dokumentami, ponieważ osoba fizyczna lub firma planuje wykorzystać lub musi uwzględnić przyszłą potrzebę informacji z dokumentów. Informacje w tych dokumentach można ogólnie ujednolicić lub pogrupować według pewnego rodzaju potrzeb lub celów, takich jak rachunkowość, historia lub zgodność z przepisami.
Na małą skalę każdy indywidualny podatnik stosuje proces zarządzania dokumentami przy organizacji dokumentów podatkowych do corocznego składania. Zasadniczo dokumenty niezbędne na dany rok zostaną zgrupowane w jednym, łatwym do znalezienia miejscu, takim jak teczka w szafce na dokumenty. Jedność dokumentów, takich jak paragony, rachunki, składki i formularze podatkowe, składa się z ogólnego wymogu wypełnienia rocznego formularza podatkowego i posiadania niezbędnej dokumentacji do obsługi wpisów w formularzu podatkowym. Po złożeniu deklaracji i dołączeniu dokumentacji uzupełniającej wynikowy pakiet informacji i dokumentów jest często dołączany do deklaracji podatkowych za poprzedni rok, uporządkowanych według roku. Jest to podstawowa forma zarządzania dokumentacją.
Zarządzanie dokumentami może być również złożone, zaangażowane, wieloetapowe i kosztowne. Szczególnie w przypadku dużych firm, które zbierają informacje dla konsumentów, skuteczne zarządzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie. Na przykład instytucja finansowa często inwestora jest całkowicie zaangażowana, rygorystyczna dokumentacja przed inwestycją. Organy regulacyjne mogą wymagać od instytucji nie tylko gromadzenia określonych informacji od klienta, ale także organizowania informacji w określony sposób i przechowywania dokumentacji w dostępnym formacie przez określony czas. W związku z tym instytucja ta może zastosować złożony proces zarządzania dokumentami.
W takim przykładzie, po otrzymaniu przez firmę wstępnej dokumentacji, papierową kopię można zeskanować do obrazu cyfrowego i wysłać do sieci komputerowych baz danych w celu gromadzenia i organizacji informacji. Wydrukowi można następnie przypisać numer referencyjny, umieścić go w pudełku zgodnie z datą i datą i wysłać do magazynu, który stosuje własny zestaw procesów zarządzania dokumentami. W przypadku, gdy wydruk jest potrzebny w celu wyjaśnienia sporu lub spełnienia wymogów prawnych, można go łatwo odzyskać z ogromnego archiwum podobnych dokumentów.