Jaki jest cykl wydatków?
Cykl wydatków to rodzaj procesu, który pomaga określić, co dzieje się od momentu, w którym firma lub konsument zdecyduje, że zakup danego towaru lub usługi jest konieczny do momentu, gdy zakup zostanie w pełni opłacony. Liczba i rodzaj etapów wchodzących w skład cyklu będą się różnić w zależności od złożoności badań i uzyskania pozwolenia na dokonanie zakupu. Proces ten może być dodatkowo skomplikowany w oparciu o zasady i procedury związane z podejmowaniem decyzji, kiedy i jak złożyć ofertę płatności za te zakupy.
W przypadku wielu firm cykl wydatków rozpoczyna się od udzielenia pozwolenia na dokonanie konkretnego zakupu. Zazwyczaj strona, która chce dokonać zakupu, musi złożyć agentowi lub działowi zakupów tzw. Formularz zapotrzebowania. Jeśli agent dokona przeglądu zapotrzebowania i stwierdzi, że żądany element jest zgodny z wytycznymi cenowymi i ograniczeniami budżetowymi firmy, następny krok w cyklu obejmuje wydanie numeru zamówienia zakupu. W tym momencie strona, która złożyła pierwotne żądanie, może skontaktować się z autoryzowanym sprzedawcą i złożyć zamówienie, uważnie odnotowując, że numer zamówienia przypisany przez agenta zakupów ma zostać uwzględniony jako część szczegółów zawartych na fakturze dla zamówienia.
Po złożeniu zamówienia i dostarczeniu żądanej pozycji następny etap cyklu wydatków obejmuje rozliczenie przyjęcia pozycji i przypisanie kosztu do określonego działu lub działu w strukturze firmy. W zależności od rodzaju zaangażowanej firmy element może zostać umieszczony w aktywnym ekwipunku, dopóki nie zostanie faktycznie wydany do określonego działu. Na przykład surowce używane do tworzenia towarów, które firma oferuje na sprzedaż, mogą być przechowywane w magazynie firmy, dopóki nie zostaną zwolnione i obciążone działem, który jest pierwszym ogniwem w procesie produkcyjnym.
Ostatnie etapy cyklu wydatków obejmują planowanie płatności za zakupione towary. W niektórych przypadkach cykl jest bardzo krótki, na przykład w sytuacji, gdy płatność musi zostać złożona w momencie dostawy. W innych przypadkach ta końcowa część cyklu wydatków może organizować bieżące zaległe faktury na podstawie terminów wyznaczonych przez dostawców, a zespół odpowiedzialny za rozliczanie sprawdza i zatwierdza każdą fakturę do zapłaty. W tym momencie płatność zaplanowana jest na faktyczny termin płatności podany na fakturze lub wcześniej. W zależności od zasad firmy, płatność ta może mieć formę przelewu elektronicznego na konto dostawcy lub czeku papierowego, który jest przygotowywany i wysyłany na adres przekazu podany przez dostawcę. Zazwyczaj cykl wydatków uznaje się za zakończony po przetworzeniu płatności i rozliczeniu banku wydającego.