Co to jest dokument inicjujący projekt?

Dokument inicjujący projekt (PID) lub opis projektu jest wykorzystywany w zarządzaniu projektem do podkreślenia planu podejścia do projektu. Poszczególne sekcje PID różnią się w zależności od organizacji i metodologii projektu. Zasadniczo każda z nich obejmuje niektóre kluczowe informacje opisujące projekt, w tym definicję, przypadek, elementy dostawy, ograniczenia, ryzyko, członków, plan komunikacji, tolerancję projektu i podpisy.

Definicja projektu jest kluczową sekcją w dokumentacji. Opisuje cele projektu, cele i pożądane wyniki, sposób pomiaru każdego z nich oraz zakres prac do wykonania. Dokument inicjujący projekt powinien jasno określać funkcje, które należy uwzględnić i wykluczyć.

Sprawa biznesowa jest niezbędna dla projektu. W tej sekcji należy wyjaśnić wartość, jaką projekt ma dostarczyć organizacji w zamian za koszty. Jeśli projekt nie może zapewnić wystarczających korzyści uzasadniających jego koszt i wysiłek, prawdopodobnie nie zostanie sfinansowany.

Wyniki projektu powinny być udokumentowane. Produkty dostarczane mogą obejmować kod programu lub inne produkty i usługi wynikające z projektu. Mogą również zawierać inne dokumenty, takie jak wymagania biznesowe, plany testów i podręczniki szkoleniowe.

PID powinien wymieniać wszelkie ograniczenia napotykane przez projekt. Ograniczenia to czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na projekt, ale są poza kontrolą kierownika projektu. Należy również udokumentować założenia, takie jak dostarczanie kodu przez niezależnego programistę.

Wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem. Kierownik projektu musi zidentyfikować udokumentowane ryzyko za pomocą rejestru ryzyka lub dziennika. Ryzyko powinno być monitorowane i, w miarę możliwości, zapobiegane lub ograniczane. Kierownik projektu powinien opracować plany zarządzania tymi, którym nie można zapobiec.

Lista personelu i oś czasu są również kluczowymi elementami dokumentu inicjującego projekt. Role i obowiązki powinny być wymienione dla każdego członka projektu. Sekcja planowania projektu zawiera przegląd harmonogramu realizacji krytycznych prac.

Organizacja może zawrzeć plan komunikacji w PID. Ten plan może obejmować różne spotkania z członkami zespołu. Może również dokumentować spodziewaną komunikację do kierownictwa wykonawczego i użytkowników końcowych, których projekt może dotyczyć.

Wiele organizacji ustala tolerancje projektu. Tolerancje odnoszą się do faktycznej ilości pracy i kosztów poniesionych przez projekt w stosunku do planu. Projekt, który nie działa w dozwolonym wariancie planowanych ram czasowych i budżetu, może podlegać dodatkowemu przeglądowi zarządzania. Informacje te mogą być również zawarte w dokumencie inicjującym projekt.

Większość PID ma miejsce na podpisy. Kierownictwo i kierownicy zazwyczaj muszą podpisać dokument. Ich podpis wskazuje, że będą wspierać projekt poprzez finansowanie lub poświęcenie pracowników do pracy nad nim.