Jaka jest rola technologii w zarządzaniu zasobami ludzkimi?
Technologia zarządzania zasobami ludzkimi to kolejna aplikacja firm korzystających ze sprzętu i oprogramowania w celu wspomagania działalności człowieka. Firmy używają wszystkich rodzajów technologii do zarządzania zasobami ludzkimi. Kilka różnych ról w tej technologii może polegać na zatrudnianiu i wybieraniu pracowników na rozmowy kwalifikacyjne, zarządzaniu dokumentacją pracowniczą lub świadczeniami oraz zabezpieczaniu poufnych akt pracowniczych. W tym celu dostępnych jest wiele różnych rodzajów sprzętu lub oprogramowania. Firmy mogą korzystać z zewnętrznego pakietu oprogramowania lub tworzyć własne, w zależności od potrzeb.
Wiele firm korzysta obecnie z internetowych aplikacji pracowniczych lub innych technologii do zarządzania zasobami ludzkimi w celu znalezienia nowych pracowników. Istotną korzyścią dla aplikacji internetowych jest istnienie nokautujących pytań. Te pytania uniemożliwiają osobom niewykwalifikowanym dotarcie zbyt daleko przez proces składania wniosku przez pracownika. Na przykład, jeśli firma pragnie określonego poziomu wykształcenia, na podanych przez pracowników wnioskach może pojawić się odpowiedź na temat uzyskanych stopni naukowych. Ci, którzy odpowiedzą „nie” na pytanie, nie zostaną umieszczeni na liście potencjalnych rozmów kwalifikacyjnych na otwarte stanowisko pracy firmy.
Dokumenty pracownicze dla nowych i istniejących pracowników są często czasochłonne. Technologia zarządzania zasobami ludzkimi pozwala firmie znaleźć nowe sposoby obsługi formalności związanych z zatrudnieniem pracowników i świadczeniami. Na przykład wszyscy nowi pracownicy mogą wymagać wypełnienia dokumentacji dotyczącej świadczeń medycznych, dentystycznych, emerytalnych lub innych. Korzystanie z internetowego systemu rejestracji jest powszechne i korzystne. Firma może utworzyć intranet, do którego wszyscy pracownicy będą mieli dostęp w celu wypełniania dokumentów, przeglądania bieżących świadczeń lub wykonywania innych zadań związanych z określonymi świadczeniami.
Firmy muszą mieć bezpieczne środowisko do przechowywania dokumentów pracowniczych. Podczas gdy wszystkie firmy zazwyczaj mają specjalne pomieszczenia do przechowywania przeznaczone na ten cel, technologia zarządzania zasobami ludzkimi może być również korzystna. Tutaj zaszyfrowane arkusze kalkulacyjne lub inne pakiety oprogramowania pozwalają firmom ograniczyć dostęp do listy płac lub innych poufnych dokumentów. Korzystanie z zewnętrznych usług płacowych może skutkować korzystaniem przez firmę z zewnętrznej strony internetowej do przesyłania poufnych dokumentów. Technologia często pomaga firmie zapobiegać kradzieży dokumentów płacowych za pomocą złożonych metod przesyłania.
Technologia w metodach zarządzania zasobami ludzkimi nie jest pozbawiona wad. Przejście tradycyjnych czynności z procesu ręcznego na proces technologiczny może być czasochłonne i kosztowne. Ponadto możliwość awarii sprzętu lub oprogramowania jest również problemem, który firma może rozważyć. Konieczne jest przygotowanie się na wszystkie problemy technologiczne, ponieważ niewłaściwe obchodzenie się z danymi pracowników może skutkować wysokimi karami lub karami.