Jaki jest standardowy proces zamówienia?
Zamówienie jest zobowiązaniem do zakupu, dokumentem prawnym przekazywanym od kupującego do sprzedawcy. Proces zamówienia rozpoczyna się od przypisania unikalnego numeru i dokumentu, który określa wszystkie aspekty procesu zakupu. Warunki umowy zamówienia mogą obejmować fracht, datę dostawy, koszt, opis towaru, oczekiwania dotyczące płatności i wiele innych.
Duże lub małe, producenci, którzy chcą ograniczyć ilość zapasów magazynowanych na podłodze magazynu, będą czekać na zamówienie od klienta, aby rozpocząć realizację zamówienia. Proces zamówienia rozpoczyna się od dokumentu od kupującego do sprzedawcy, który określa oczekiwania dotyczące produktu, a także warunki dostawy. Następnie producent zazwyczaj wystawia zamówienie sprzedaży, które stanowi potwierdzenie tych oczekiwań. Jeśli zamówienie zakupu i zamówienie sprzedaży są zgodne, ogranicza to odpowiedzialność obu stron, ponieważ zamówienie jest prawnie wiążącą umową zakupu.
Po wygenerowaniu zamówienia sprzedaży producent może rozpocząć pracę nad zamówieniem. Może to obejmować zakup materiałów, wynajem siły roboczej i modyfikację sprzętu. Proces zamówienia chroni producenta na wypadek, gdyby kupujący zdecydował się wycofać ze sprzedaży po poniesieniu kosztów przez sprzedającego. Kupujący jest również chroniony przez proces zamówienia, ponieważ nie jest zobowiązany do przyjęcia lub zapłaty za towary, które nie spełniają oczekiwań określonych w dokumencie.
Proces zamówienia pomaga również usprawnić proces zamawiania, wymieniając wszystkie lub większość zmiennych uczestniczących w procesie zamawiania. Należą do nich opis towaru, oczekiwany termin, dokładny koszt, warunki płatności, a nawet strona zobowiązana do zapłaty kosztów transportu. Proces zamówienia jest szczególnie nieoceniony przy imporcie lub eksporcie, ponieważ wiele terminów stało się uniwersalnych w znaczeniu i łatwo rozpoznawalnych przez inne kraje.
Wielu producentów korzysta z zamówień zakupu do planowania budżetów przepływów pieniężnych na miesiące, a nawet lata z góry. Cykl od daty wystawienia zamówienia do momentu dostarczenia dostawy i otrzymania płatności może być dość długi. Firma musi odpowiednio zaplanować swoje wydatki, aby móc sprostać krótkoterminowym wymaganiom pieniężnym, takim jak płace.
Po wydaniu zamówienia zakupu i potwierdzeniu zamówienia sprzedaży rozpoczyna się praca. Proces kończy się wraz z dostawą towarów i wystawieniem faktury, chociaż niektórzy producenci wymagają płatności całości lub części przed dostawą. Po zaakceptowaniu towaru i opłaceniu faktury proces zamówienia zakupu jest zakończony.